1. مهمان گرامی، جهت ارسال پست، دانلود و سایر امکانات ویژه کاربران عضو، ثبت نام کنید.
    بستن اطلاعیه

نرم افزار اتوماسیون اداری+ مزایای آن برای سازمان ها

شروع موضوع توسط zohre111 ‏9/4/22 در انجمن نرم افزار کاربردی

  1. عضو جدید

    تاریخ عضویت:
    ‏3/4/22
    ارسال ها:
    2
    تشکر شده:
    1
    امتیاز دستاورد:
    3
    جنسیت:
    زن
    امروزه، با توجه به پيشرفت تكنولوژی و تسریع در انجام کارها، روشهای سنتي دیگر جایي در ادارات و سازمان ها ندارند. به همين دليل مدیران برای سرعت بخشیدن به کار مراجعه کنندگان، نظم دهی و بهبود کارایی پرسنل و بهبود سطح مدیریتی به سیستم های اتوماسیون اداری روی آورده اند.


    اتوماسیون اداری چیست؟

    اتوماسیون اداری ابزاری است که داده ها را قادر می سازد بدون دخالت و عدم دقت بشر به تنهایی از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل شوند. این ابزارها به سازمانها کمک می کنند تا وظایف و فرایندهای روزمره را به طور ایمن جمع آوری ، مدیریت و تجزیه و تحلیل کنند.

    برخی از فعالیت های اساسی سیستم اتوماسیون اداری


    مدیریت داده: سیستم های اتوماسیون اداری اغلب برای ردیابی داده های کوتاه مدت و بلند مدت در حوزه برنامه های مالی، برنامه های تخصیص نیروی کار، هزینه های بازاریابی، خرید موجودی و سایر جنبه های تجارت استفاده می شوند. سیستم‌های مدیریت وظایف یا زمان‌بندی پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلف را در دفتر نظارت و کنترل می‌کنند.

    ذخیره سازی اطلاعات: اولین فعالیت در اتوماسیون اداری که معمولا شامل سوابق اداری و سایر فرم ها و اسناد دفتر اصلی است.

    تبادل داده ها: در حالی که ذخیره سازی و دستکاری داده ها جزء مهمی از یک سیستم اتوماسیون اداری است، تبادل آن اطلاعات نیز به همان اندازه مهم است. انتقال الکترونیکی یک حوزه کاربردی عمومی است که تبادل اطلاعات بین چندین کاربر را برجسته می کند.


    مزایای اتوماسیون اداری

    • به یک سازمان اجازه می دهد تا تقریباً بدون کاغذ و کاملاً دیجیتالی شود.
    • امنیت و پیش بینی بیشتر فرآیندها.
    • یک سازمان را مجبور به آزمایش و تعریف آنچه برای اتوماسیون مهم است ، می کند.
    • توانایی تمرکز بیشتر بر استثناها و نه اختصاص دادن وقت برای انجام کارهای تکراری.
    • دفاتر می توانند کار بیشتری را با منابع کمتری پردازش کنند.
    • هزینه های استفاده از ورق کاغذ ، کارتریج تونر و احتمالاً چاپگر را کاهش دهید.
    • با اجتناب از استفاده از کاغذ و جوهر ، کارهای اداری را خودکار کند.
    • کاهش کارهای دستی یا پیش پا افتاده کارکنان را از خستگی و نارضایتی کاهش می دهد.
    • افراد به دنبال پیشرفت در زمینه های دیگر اند و با گذشت زمان فرهنگ نوآوری ایجاد میکند
    • درگیر کردن کارمندان با تلاشهای اتوماسیون، اعضای تیم را توانمند می کند.


    بخش های مختلف سیستم اتوماسیون اداری


    سیستم های اتوماسیون اداری این روزها گسترش پیدا کرده و فقط ثبت نامه ها را برعهده ندارد و شامل زیر سیستم های مختلفی می باشد

    دبیرخانه
    هسته اصلی و اولیه اتوماسیون های اداری دبیرخانه است. دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود. در این بخش از سیستم اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و … استفاده می‌شود. تمامی کارهایی که در یک دبیرخانه سنتی انجام می شد اکنون به صورت اتوماسیون انجام می شود و خطاهای انسانی کاهش پیدا می کند.

    فرم ساز و گردش فرم
    غیر از نامه ها که وظیفه ثبت ، ارجاع و بایگانی آن برعهده دبیرخانه بود اسناد دگیری در قالب فرم در سازمان ها وجود دارند که با جریان کاری معینی به گردش در می آیند. وظیفه این بخش بر عهده سیستم فرم ساز و گردش کار است که در اتوماسیون های اداری وجود دارد و یک اتوماسیون اداری بدون آن کامل نیست

    آرشیو اسناد
    با گذشت زمان و زیاد شدن حجم اطلاعات کاغذی نیاز به ابزاری الکترونیکی جهت ذخیره اسناد بیش از پیش احساس می شد.

    به همین دلیل زیر سیستم آرشیو اسناد به اتوماسیون اداری اضافه شد. امكانات اصلي در این سيستم را مي توان نگهداری اطلاعات در یک ساختار طبقه بندی شده، نگهداری نسخ مختلف اسناد، گردش خودکار اسناد و در نهایت کنترل دسترسي به اطلاعات بیان کرد.

    ساماندهی و مدیریت جلسات
    برگزاری جلسات به صورت غیر الکترونیکی وقت زیادی از برگزارکنندگان و به خصوص مدیران را، به خود اختصاص می دهد ، ، هماهنگی های اولیه با شرکت کنندگان، هماهنگی و تهیه مکان ، وسائل پذیرایی، پیگیری های مربوط به مصوبات جلسه … همگی باعث ایجاد مشکلات فراوانی برای برگزارکنندگان، شرکت و کنندگان و مدیران می باشد.

    استفاده از یک سامانه نرم افزاری جهت درخواست و برگزاری جلسات به صورت کاملا کاربردی و مکانیزه، که بتواند تمامی مراحل جریان برگزاری یک جلسه از ابتدا تا پیگیری های آینده آن در خصوص مصوبات و ارائه گزارشات مربوطه را در بر داشته باشد، می تواند نقش ارزنده ای در تسهیل مدیریت سیستم جلسات داشته باشد .

    سیستم الکترونیکی مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات، با نگاهی کاربردی، مدیریت جلسات در سازمان ها را آسان می نماید و می تواند به عنوان یک ابزار کمکی در خدمت مدیران جلسه، شرکت کنندگان و سایر افراد درگیر باشد.


    نتیجه
    سيستم های اتوماسیون اداری، با خودکار سازی بسياری از مكاتبات اداری قادر به صرفه جویي های قابل ملاحظه ای در سازمان مي گردند. این صرفه جویي ها مي تواند شامل کاهش مصرف کاغذ در سازمان، کاهش مراجعه ارباب رجوع به سازمان و در نتيجه کاهش بسياری از مشكلات، استفاده درست از نيروها در مكانهایي که واقعا نياز به حضور آنها باشد، کاهش تجهيزاتي نظير چاپگر و فكس و … باشد. با خودکار شدن فرآیندها و ثبت لحظه ای اقدامات، از انجام بسياری از تخلفات احتمالي نيز پيش گيری مي شود. با استفاده از این سيستم ها مدیران سازمانها قادر خواهند بود تا بر جزیيات فعاليت کارکنان خود نظارت داشته باشند. البته همه این موارد منوط به کامل بودن سيستم و استقرار درست و صحيح آن در سازمان مي باشد.




     
    آخرین بار توسط مدیر ویرایش شد: ‏9/4/22