مقدمه مدیریت پایگاه داده ها (چه داده های متنی یا تصویری یا غیره) شاید مهمترین كاربردی بوده است كه همواره از كامپیوترهای تجاری خواسته شده است. به همین دلیل در چند سال گذشته قبل از ظهور محیطهای مبتنی بر رابط گرافیكی شاهد حكومت زبان cobol بر امپراطوری كامپیوتر بودیم. بعد از این امر ظهور برنامه dBase و فروش حیرت آور آن خبر از همین احتیاج مبرم به پایگاه داده ها می داد. باز در این عرصه نیز شركت مایكروسافت بیكار ننشست و Access كه كاستیها و اشكالات برنامه های قبلی را برطرف نموده و كار با داده ها را به صورت فوق العاده ای راحت تر میکند عرضه کرد. این برنامه كه همراه با كار در محیط كاملا گرافیكی ویندوز حتی قابلیت نصب در شبكه و internet را نیز دارد بدون شك یك نیاز شركتهای تجاری, برنامه نویسان, طراحان صفحات وب و حتی برای اشخاص معمولی برای كنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است. ما در این دوره آموزشی شما را با قابلیت access آشنا كرده و شاید اگر اغراق نكرده باشم شما را استاد این برنامه بی نظیر خواهیم كرد شما نیز لحظه به لحظه به آشنایی با قابلیتهای این برنامه مطمئنا مشتاق یاگیری هرچه سریع آن خواهید شد. قابل ذكر است كه ما در این دوره برنامه اكسس 2000 را برای آموزش انتخاب كرده ایم كه البته نسخه های دیگر این برنامه فرق چندانی با نسخه 2000 آن ندارد و شما می توانید با یادگیری این نسخه با ان نیز به راحتی كار كنید. (البته توصیه خود من به استفاده از نسخه 2000 است) آشنایی با اكسس اكسس كه یكی از برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس( Microsoft Office ) است برای ساماندهی و كنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است. این برنامه دارای قابلیتهای بسیار است , مانند ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شكل دلخواه. به عنوان مثال وقتی شما می خواهید اطلاعات موجود در یك چك را در كامپیوتر خود ذخیره كنید شما با استفاده از برنامه اكسس می توانید صفحه ای درست همانند صفحه چك ایجاد كنید و اطلاعات را به صورت كاملا گرافیكی در آن وارد كنید. شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان حتی می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو كرده البته تمامی این امكانات را شما با دستان قدرتمند خود ایجاد خواهیدكرد. از موارد استفاده برنامه اكسس به طور شهودی می توان به استفاده آن در قسمت حسابداری یك شركت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در سایتتان و حتی نگهداری اطلاعات كارمندان (حتی عكس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد. شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبكه در اختیار دیگران قرار داده یا بر روی آن كلید رمز گذاشته یا حتی در سطح كاربران مختلف مقدار دسترسی هر كاربر را تعیین كنید. روش ادامه درس ما در جلسات بعدی به صورت زیر خواهد بود: ابتدا آشنایی با محیط اكسس و تسلط كامل بر آن كار با help برنامه(به صورت مختصر) آشنایی با پایگاه داده های نمونه بررسی و كار با اجزای اصلی طراحی یك پایگاه داده جدید كار با جدولها كار با داده ها كار با بازجست ها ( Query ) كار با فرمهای ورود اطلاعات كار با گزارشها خودكارسازی با ماكروها برنامه نویسی با مدولها كاربرد پیشرفته اجزای اكسس حفظ امنیت در پایگاه داده كار با برنامه های كمكی اكسس برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند . جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که اکسس نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد : - حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233 - 16 مگابایت Ram - حدود 600 مگا بایت فضای آزاد شروع کار با اکسس در درس قبل با قابلیتها و كاربردهای اكسس آشنا شدید و ضرورت استفاده از این برنامه در جهات مختلف زندگی آشنا شدید و با توجه به كاركرد راحت اكسس و شی گرا بودن آن اكسس نسبت به برنامه های دیگر مدیریت پایگاه داده ها امتیازات بیشتری دارد. مفهوم شی گرائی: وقتی كه در مورد یك برنامه از مفهوم شی گرایی صحبت می كنیم یعنی در هنگام كار با آن همواره با شی های مختلف سروكار دارید و حتما لازم نیست كه زبان برنامه نویسی خاصی بلد باشید یعنی در واقع شی گرایی كنترل و مدیریت اشیا و نحوه قرارگیری آنها به جای استفاده از دستورات است. به عنوان مثال وقتی ما می خواهیم در محیطی مانند faxpro یك دكمه ایجاد كنیم كه هنگام فشاردادن آن اطلاعات كاربری مشتری در جدول ثبت شود باید دستورات بسیار پیچیده و ویژه ای بنویسیم ولی در محیط اكسس كافی است از قسمت ابزار با استفاده از شی دكمه (وسیله ای جهت ساخت دكمه های مختلف) این دكمه را به راحتی ایجاد می كنیم . آغاز كار با اكسس: شما بعد از نصب بسته نرم افزاری آفیس می توانید با رفتن به قسمت start سپس قسمت programs و انتخاب microsoft access وارد محیط اكسس شوید. البته بسته به نحوه نصب شدن برنامه ممكن است برنامه اكسس در قسمت ذكر شده نباشد و به صورت معمول این برنامه در این قسمت قرار می گیرد. با وارد شدن به محیط اكسس با پنجره ای مانند شكل 21 ظاهر می شود كه به شما امكان می دهد تا آنچه را كه می خواهید انجام دهید انتخاب كنید.گزینه های موجود در این قسمت به ترتیب زیر است: 1- Blank access database : با استفاده از این گزینه شما می توانید یك پایگاه داده جدید ایجاد كنید. 2 - access database wizards : با استفاده از این گزینه شما می توانید با استفاده از جادوگر اكسس كه كار شما را بسیار آسانتر می كند یك پایگاه داده بسازید (بعدا به طور مفصل توضیح خواهم داد) 3- open an exiting file: با این گزینه شما می توانید پایگاه داده ای را كه قبل ایجاد كرده اید برای ایجاد تغییرات دوباره باز كنید. 4- از كادر زیر قسمت 3 شما می توانید پایگاه داده ای را كه به تازگی برروی آن كار كرده اید باز كنید. بعد از انتخاب گزینه مورد نظر شما باید با زدن Ok به مرحله بعدی بروید. اگر هر خواستید با زدن دكمه Cancel به محیط اكسس وارد شوید. (فعلا برای آشنایی با محیط اكسس Cancel را بزیند) ضمن قابل ذكر است كه برای ساختن پایگاه داده جدید آنرا باید در همان ابتدا ذخیره كنید و اینگونه نیست كه بعد از پایان كار آنرا ذخیره كنید. آشنایی با محیط كار: محیط كار اكسس همانطور كه در شكل 22 می بینید بسیار شبیه محیطهای دیگر ویندوز است و كار با آن بسیار آسان است. حال به صورت كوتاه به معرفی قسمتهای مختلف محیط كار می پردازیم: - میله عنوان (Title bar): عنوان پایگاه داده در حال كار در این قسمت ثبت می شود و همچنین كنترل پنجره اكسس از همین قسمت صورت می گیرد(چون فرض ما بر این است كه شما بر محیط ویندوز و كنترل پنجره ها مسلط هستید نیاز به توضیح بیشتر نیست) 2- میله منو (Menu bar): در این میله شما به وسیله منوهای مختلف اقدام به ایجاد. كنترل و ویرایش پایگاه داده می كنید. در زیر توضیح كوتاهی در مورد هر منو آمده است. ------------------ الف) File (فایل): فرامین لازم برای بازكردن و بستن پایگاه داده. دریافت داده از سایر پایگاه داده ها. ذخیره داده ها. تغییر خصوصیات پایگاه داده. چاپ و غیره ب) Edit (ویرایش): فرامین لازم برای ویرایش و وارد كردن داده ها پ) View (مشاهده): فرامین لازم برای انتخاب اجزا مختلف پایگاه داده. تغییر خصوصیات پایگاه داده فعال و غیره را در اختیار شما می گذارد. ت) Insert (درج): فرامین لازم برای درج اقلام مختلف پایگاه داده ج) Tools (ابزارها): فرامین لازم برای اجرای برنامه های كمكی مختلف. تحلیل پایگاه داده. امنیت و گزینه های متفاوت پیشرفته پایگاه داده چ) Windows (پنجره ها): فرامین لازم برای تغییر آرایش پنجره ها در محوطه كاری پایگاه داده ح) Help (كمك): دسترسی به كمك مستقیم ------------------- 3- میله ابزار (Tool bar): در این قسمت تعدادی از فرامین ضروری و پراستفاده در برنامه قرار دارد. 4- محوطه كاری پایگاه داده: در این محوطه بزرگ شما بر روی پایگاه داده كار می كنید و داده ها را به آن می افزایید و آنها را ویرایش می كنید. 5- دستیار: این دستیار برای آن است كه شما سوالات احتمالی ممكن خود را به طور مستقیم از او پرسیده و او با جستجو در خود برنامه و همچنین اینترنت تا حد ممكن جواب شما را پیدا كند(البته به صورت انگلیسی) 6- میله وضعیت: در میله وضعیت اطلاعاتی راجع به كاری كه انجام می دهید. نمایش داده می شود. و همچنین خطاها را مشاهده خواهید كرد. توجه به این نكته ضروری است كه در بعضی مواقع كه امكان استفاده از بعضی از فرامین موجود نمی باشد آنها به صورت غیر فعال در می آیند. در اینجا باید تین نكته هم ذكر شود كه شما در هنگام انتخاب فرامین از منوها هم می توانید با استفاده از ماوس آنها را انتخاب كنید و هم از كلیدهای میانبر استفاده كنید. روش كار كلیدهای میانبر با استفاده از كلیدهای Ctrl و Alt و حرفی كه در هر فرمان زیر آن خط كشیده شده است شما می توانید به صورت خیلی سریع به فشار همزمان آنها به فرمان دسترسی پیدا كنید. این قابلیت هنگامی مفید است كه شما در محیط اكسس بسیار ماهر شده اید كه دیگر نیاز به استفاده از ماوس ندارید. خروج از محیط اكسس: شما می توانید با انتخاب فرمان Exit از منو File از محیط اكسس خارج شوید. دسترسی به راهنما: راهنمای برنامه برای كسانی كه آشنایی كامل به زبان انگلیسی دارند می تواند مانند یك مرجع كامل و معتبر باشد مثلا هرگاه در مورد عملكرد پایگاه داده. طراحی جدول. یا تعریف بازجست مشكل داشتید می توانید از راهنمای برنامه كه به زبان انگلیسی ساده و روان نوشته شده استفاده كنید و مسلما در مورد سوال شما چه در خود برنامه یا تحت وب جوابی پیدا خواهد شد. در اكسس راههای مختلفی برای دسترسی به راهنما وجود دارد كه متداولترین آنها استفاده از منو Help است.كه فرمامین موجود در این منو را شرح می دهیم: 1- Microsoft access Help : این فرمان دستیار را فعال می كند در صورتی كه دستیار فعال باشد وارد سیستم راهنمایی می شود. شما می توانید با انتخاب این گزینه سوالات خود را از دستیار بپرسید و او نزدیكترین جواب را به سوال شما خواهد داد این امكان بسیار می تواند برای شما مفید باشد و دستیار مانند یك شخص ماهر به تمامی سوالات شما به طریقی پاسخ خواهد داد. 2- Hide The Office Assistant: شما می توانید با استفاده از این فرمان دستیار را مخفی كنید و این در مواقعی به كمك شما می آید كه دستیار قدرت دید شما در محیط را كاهش دهد. 3- What`s This: با استفاده از این گزینه ماوس شما به یك علامت سوال تبدیل می شود و هر كجایی از محیط كه كلیك كنید در مورد آن شما را راهنمایی می كند. 4- Office On The Web: به كمك این گزینه می توانید به سایت ماكروسافت رجوع كنید و آخرین امكانات و اصلاحات در برنامه و همچنین متداولترین سوالها را بپرسید. 5- Detect and Repair: با استفاده از این گزینه اگر در برنامه اكسس شما ایرادی باشد به صورت اتوماتیك رفع می شود. 6- About Microsoft Access: در مورد نسخه فعلی اكسس اطلاعاتی در اختیار شما می گذارد. یكی دیگر از راهنمایی ها كه در اكسس موجود است راهنمای شناور است به این ترتیب كه با نگه داشتن نشانه ماوس بر روی یك فرمان به مدت چند ثانیه اسم و شاید راهنمایی كوچكی در مورد آن فرمان ظاهر شود. با توجه به اینكه بیشتر خوانندگان این درس با محیط ویندوز و راهنمای آن آشنا هستند و راهنمای اكسس نیز مانند آن است من نیاز بیشتری به توضیح نمی بینم. سیری در پایگاه داده های نمونه: در اكسس چهار پایگاه داده نمونه وجود دارد كه می توانید آنها را باز كرده. بررسی نموده و یا مورد استفاده قرار دهید.(البته این نكته قابل ذكر است كه شما حتما باید در موقع نصب این پایگاهها را انتخاب كرده باشید تا نصب شوند وگرنه با قراردادن CD در درایو و نصب دوباره آنها كار را دنبال كنید) این پایگاهها برای كسانی كه تازه شروع به كار با اكسس می كنند بسیار مفید است و چیزهای مفیدی را در برمی گیرد. بعد از نصب پایگاه داده نمونه شما می توانید با استفاده از منو File و گزینه Open به پوشه Samples در جایی كه اكسس را نصب كرده اید رفته و پایگاه داده را بازكنید(امكان دارد این پایگاه داده به صورت پیش فرض در پایین ترین قسمت منو File موجود باشد) ما در این درس به توضیح پایگاه داده Northwind خواهیم پرداخت. قبل از شروع كار باید این نكته را ذكر كنم كه تمامی فایلها و جدولهای اكسس در فایلی با پسوند MDB ذخیره می شود. پایگاه داده Northwind امكان تمرین با یك نرم افزار پایگاه داده كامل را به شما می دهد. این پایگاه داده یك نرم افزار كنترل موجودی برای شركت فرضی Northwind Traders است. بعد از باز كردن این پایگاه داده كه ممكن است مدتی طول بكشد. صفحه ابتدایی ظاهر می شود كه شما می توانید با كلیك روی Ok این پنجره را رد كنید. بعد از این كار پنجره Database این پایگاه نشان داده خواهد شد. این پنجره جایی است كه اكثر كارهای اكسس در آن انجام می شود. این پنجره هفت شاخص دارد كه شما را به شش جز اصلی Access می برد. این پنجره در شكل 31 نشان داده شده است. برای حركت در صفحات پنجره Database با ماوس برروی شاخصهای كناری پنجره كلیك كنید. كلماتی كه در هر صفحه مشاهده می كنید. معرف جداول. پرسانه ها. فرمها. گزارشها. ماكروها و برنامه های خاص این پایگاه است. مثلا نام یكی از جداول پایگاه داده Shippers است. اگر برروی هر یك از جداول دوبار كلیك كنید جدول مورد نظر باز می شود. دیگر موارد را نیز می توانید با دوبار كلیك باز كنید به جز ماكروها كه این اشیا به دلیل اینكه شما تازه كار هستید از دسترسی شما حفاظت می شوند و من پیشنهاد می كنم زیاد با آنها ورنروید و این كار را به زمانی كه به طور كامل با عملكرد آنها آشنا شدید موكول كنید. هنوز انتظار درك پایگاه داده های نمونه را به طور كامل نداشته باشید مثلا با كلیك زدن مكرر به روی جدولOrders. Access جدول مورد نظر را نشان می دهد كاری كه با این جدول می توانید انجام دهید این است كه به سفارشات نگاه كنید. جدول مانند یك صفحه گسترده الكترونیكی كه سطر و ستون دارد كار می كند. با جدول كارهای متنوعی می توانید انجام دهید اما در این مقطع فقط سعی كنید با اكسس. منوهای آن و صفحه رابط آن آشنا شوید. در ادامه دروس جزئیات لازم برای تسلط شما بر هر یك از این موارد ذكر خواهد شد. شما در این مرحله به تمامی فرمها و جدول یك نگاهی بیاندازید و سعی كنید كه با انها بیشتر از قبل آشنا شوید.
آموزش اكسس (بخش دوم) بررسی اجزای اصلی در درسهای گذشته به طور كامل با محیط اكسس آشنا شدیم و امیدوارم كه شما تمامی پایگاهای نمونه را بررسی كرده باشید و كاملا مفهوم كار با اكسس برای شما روشن شده باشد. درس این جلسه یكی از مهمترین دروس در رابطه با اكسس است و شما حتما سعی كنید به طور كامل این درس را بفمید و حتما در مورد این درس اگه سوالی بود بپرسید چون واقعا فهمیدن این قسمت از اكسس كار را بسیار ساده خواهد كرد. در این درس ما با بخشهای مختلف پنجره Database آشنا می شویم و چگونگی استفاده از هر یك را توضیح خواهیم داد. می توان گفت پنجره Database سكوی پرتاب شما به سوی Access است, تمامی فعالیتهای كه در اكسس انجام می شود از این محل شروع می شود, آشنایی با این پنجره می توان گفت آشنایی با خود اكسس است. بعد از یادگیری این بخش ار اكسس شما براحتی خواهید توانست دیگر خصوصیات پایگاه داده را یاد بگیرید. من به شما توصیه می كنم یكی از پایگاههای داده نمونه را باز كنید تا هنگام درس اجزای اصلی پنجره Database را مشاهده كنید. معنی دقیق پایگاه داده ها به احتمال بسیار قوی شما با مفهوم پایگاه داده آشنا هستید ولی ما برای ادامه كار اشاره كوچكی به آن می كنیم. شاید اساسی ترین تعریف پایگاه داده این باشد: پایگاه داده: مجموعه ای از داده های مرتبط به هم است. در واقع این تعریف شامل هر نوع فایل داده ای كه با آن كار می كنید می شود. مثلا نامه, گزارش و كتاب مجموعه ای از داده ها به صورت كلمات مرتبط به هم است. یا فایلهای گرافیكی داده های مرتبطی است متشكل از نقاط رنگی بسیاری (پیكسل) كه تصویر را تشكیل می دهند. با توجه به اینكه ممكن است تعریف بالا كمی پیچیده و عمومی تر باشد در زیر اشاره به تعریفی خاص در مورد پایگاه داده در اكسس می كنیم: پایگاه داده اكسس: مجموعه ای است از داده های مرتبط و ابزارهایی كه با استفاده از آنها با داده ها كار می كند. بنابراین پایگاه داده در اكسس از فایلهای داده مرتبط به یكدیگری تشكیل شده است كه به همراه ابزارهایی كه شی نامیده می شوند به شما امكان دسترسی, گردآوری و گزارش گیری از داده ها را می دهد. هر پایگاه داده ارتباطی برخلاف انواع دیگر فایلها مجموعه هایی از داده ها را شامل می شود كه به آنها جدول گفته می شود. در خارج پایگاه داده, هر جدول, ممكن است بعنوان یك فایل مجزا در نظر گرفته شود. مثلا یك پایگاه داده تجاری ممكن است شامل فایل مرتب شده ای از سفارشات خریداران, فایل موجودی, فایل فهرست نشانی خریداران, فایل اطلاعات كارمندان و فایل دستمزد باشد كه تك تك این فایلها در اكسس به صورت جدول هستند. بدون ساخت پایگاه داده ها, هریك از این فایلها را باید جداگانه مدیریت كرد, اما پایگاه داده ها قادر است تا در صورت وجود مقادیر مشترك. این جدولها (فایلها) را به هم مرتبط كند, مثالی در این مورد كد مشتركی است كه در جدول مشتریان و جدول سفارشات مشتریان وجود دارد. توجه: اكسس پایگاه داده ارتباطی نامیده می شود زیرا می تواند جداول داده ها را براساس مقادیر مشترك به یكدیگر مرتبط كند. جدول خریداران (فایل داده های خریداران)ممكن است شامل كد, نام و نشانی هر خریدار باشد. جدول سفارشها, ممكن است شامل اطلاعات سفارش هر خریدار در طی یكسال گذشته باشد. در اینجا باید توجه كرد كه جدول سفارشها نباید نام و نشانی خریداران را داشته باشد فقط كد آنها كافی است. اگر تمامی اطلاعات خریدار در جدول سفارش نیز موجود باشد اینكار سبب هدر رفتن وقت و وجود اطلاعات مشابه و تكراری بسیار خواهد شد و همچنین در موقعی كه مثلا نشانی خریدار عوض می شود باید تمامی سفارشها را چك كرد و همه را عوض كرد ولی در موقعی كه فقط كد در جدول سفارشها می باشد نیازی به تغییر در جدول سفارشها نیست و فقط باید جدول خریدار عوض شود. ممكن است جدول متعدد دیگری نیز وجود داشته باشد. در هر پایگاه داده, تقریبا هر جدولی از طریق داده ها و اطلاعات مشترك به یك یا چند جدول دیگر مرتبط می شود در مثال زیر این داده مشترك در دو جدول كد خریدار است. هر پایگاه داده, علاوه بر جداول, شی های دیگری نیز دارد. هرچند كه شاید جداول یك پایگاه داده مهمترین شی آن باشد (جداول, داده های پایگاه داده را نگهداری می كنند). اشیای دیگر در پنجره Database ما را در مدیریت, پهنگام سازی و گزارش گیری از جداول همیاری می كنند. اكثر پایگاههای داده اكسس از بجز جدولها كه در تمام پایگاهها موجود است از بیشتر عناصر پنجره Database نیز استفاده می كنند. توجه: هر از چند گاهی به پنجره پایگاه داده, ظرف پایگاه داده نیز گفته می شود زیرا تمامی اشیای پایگاه داده را شامل می شود. حال هر یك از اجزا در پنجره Database را به طور مختصر توضیح می دهیماین اجزا در زیر ستون Objects قرار دارند و به اجزای اصلی مشهورند) --------------------- 1-جدولها(Tables): مجموعه ای از داده ها را كه به یك موضوع مشخص مربوط هستند در خود نگهداری می كنند. مثلا اگر یك سیستم حسابداری خانگی ایجاد كنید باید جدولی برای درآمدها, جدولی برای مخارج, جدولی برای هزینه های مشخص و غیره ایجاد كنید. 2-بازجست ها(Queries): زیرمجموعه ای از داده ها را ایجاد می كند, كه برای گزارشگیری و جستجو قابل استفاده می باشند. مثلا اگر شما بخواهید كلیه مخارجی را كه در 10 روز آتی پرداخت شده اند را بدست آورید باید از بازجست استفاده كنید. 3-فرمها(Forms): صفحه ای گرافیكی برای ورود داده ها یا نمایش آنها را نشان می دهد كه از فرمهای كاغذی تقلید شده است. فرم, روش ساده ای است برای مشاهده تمام یا بخشی از داده ها. مثلا شما می توانید یك فرم مانند صفحه چك درست كنید و هر وقت چكی پرداخت كردید در وارد كردن صورتحساب یك چك معمولی را در صفحه پر كنید. 4-گزارشها(Reports): فهرست شكل بندی شده ای از داده ها را چاپ می كند. یك گزارش ممكن از مواردی از یكی از جداول, فهرستی از اقلام انتخاب شده, تمامی اقلام یك جدول یا فهرستی از مقادیر گوناگون از جداول مختلف را چاپ كند. مثلا شما میتوانید در حسابداری خانه گزارشی از كلیه بدهی هایتان بگیرید. 5-صفحه ها(Pages): عملی مشابه گزارشگیری را انجام می دهد با این تفاوت كه در این حالت گزارش به صورت یك صفحه اینترنتی به بیرون داده می شود و موارد استفاده آن در طراحی صفحات اینترنتی است. 6-ماكروها(Macros): بسیاری از كارهای متداول اكسس را خودكار می كند. مانند مرتب كردن داده ها, ایجاد گزارشها و ایجاد سرجمع ها. مثلا سیستم پایگاه داده حسابداری خانه می تواند ماكرویی برای محاسبه گردش پولی در یك ماه داشته باشد. 7-مدولهای برنامه(Macros): قابلیت خودكار كردن اكسس و ایجاد سیستم های آماده برای كار را فراهم می كند, بطوری كه برای افرادی كه چیزی از اكسس نمیدانند قابل استفاده باشد. زمانی كه برنامه ای برای اكسس می نویسید, در واقع آن را برای انجام كارهای پیچیده ای برنامه ریزی می كنیدكه از طریق منوها و ماكروها بخودی خود امكان انجام آن نیست. در واقع ماكروهای اكسس شكلی از مدولهای ترجمه شده هستند, بدین معنی كه ماكروها شما را در راستای تمامی اطلاعات لازم برای تكمیل یك فرمان Visual Basic for Applications هدایت می كنند. برخی افراد پس از سالها استفاده از اكسس هیچگاه به مدول نویسی نیازی نداشته اند. اگر سابقه برنامه نویسی نداشته باشید, نوشتن برنامه دشوار است. ولی به نظر من شما فقط در واقع خیلی پیچیده به مدولها نیاز خواهید داشت. --------------------- توجه به این نكته ضروری است كه پایگاه داده ممكن است پیوسته در حال تغییر باشد. مثلا شما با توجه به نیازهایی كه پیش می آید اقدام به ساخت جدولهای جدید و ایجاد گزارشهای دیگری كنید. در شكل 42 در زیر شما شش شی پایگاه داده را كه تركیب آنها پایگاه داده مستقلی را شكل می دهد, مشاهده می كنید. شاید یكی از مشكلترین چیزهائی كه در هنگام كار با اكسس باید راجع به آن تصمیم گیری كنید این است كه چه وقت مجموعه ای از اطلاعات را در پایگاه داده جدید یا پایگاه داده موجود قرار دهیم. پایگاه داده می تواند هدفی گسترده داشته باشد, هر پایگاه داده معمولا یك برنامه كاربردی است. در مثالهای زیر به كاربردهای پایگاه داده های خاص اشاره ای می شود: 1-اگر بخواهید حسابهای شما با یكدیگر بده-بستان یا تعامل داشته باشند, حساب دفتر كل به یك پایگاه داده مجزا احتیاج دارد. هنگامی كه از حسابی پرداختی انجام می دهید, می خواهید تا هم در جدول پرداختها و هم در جدول حسابها منعكس شود. 2-اگر بخواهیم یك سیستم مستقل پرداخت دستمزد داشته باشید, بطوری كه بخش پرداخت دستمزد منحصرا برای پرداخت چك و نگهداری سوابق پرداخت مورد استفاده قرار گیرد, سیستم دستمزد نیز یك پایگاه داده مجزا نیاز دارد. 3-نرم افزار بودجه بندی, برای بودجه بندی هریك از حسابهای خانه, از قبیل پرداختهای قبض, حساب اتومبیل و گزارش گیری از تمامی حسابها, به یك پایگاه داده مجزا نیازمند است. 4-یك سیستم كنترل موجودی به پایگاه داده ای نیازمند است تا بتواند ثبتهای موجودی مربوط به شركت را پیگری, بهنگام و نگهداری كند. باید توجه داشت كه فهرست بالا تنها چند مورد مثال خاص می باشد كه بسیار مختصر است و فقط برای آشنایی ذكر شده اند. به طور كلی باید ذكر كرد هر یك از جداولی كه به نوعی با هم در ارتباط هستند باید در یك پایگاه داده قرار داده شوند. استفاده از اجزا’ پنجره Database: هنگامی كه یك پایگاه داده جدید ایجاد می كنید, اكسس یك پنجره Database خالی را نمایش می دهد كه برای هر یك از هفت شی پایگاه داده در آن شاخصی وجود دارد.اگر قصد كار كردن با هر یك از این هفت شاخص را دارید باید بر روی آن كلیك كنید مثلا اگر قصد ایجاد ماكرو را دارید باید بر روی گزینه Macros در پنجره Database كلیك كنید. بسته به انتخابی كه شما از شاخصها می كنید در بالای پنجره Database كلیدهای فرمان مختلفی نمایش داده می شود كه در زیر به طور مختصر به معرفی آنها می پردازیم: --------------------- 1-باز كردن(Open): برای باز كردن شی موجود مثلا باز كردن یك جدول یا یك فرم 2-طراحی(Design):برای ایجاد تغییر در شی كه با انتخاب این فرمان حالت نمایشی Design پدیدار می شود مثلا شما اگر بعد از ایجاد یك فرم قصد ایجاد تغییر در آن را داشتید باید بر روی Design كلیك كنید. 3-جدید(New):برای ایجاد شی جدید مثلا ایجاد جدولی جدید 4-بازنگری(Preview): این فرمان فقط در قسمت گزارش وجود دارد و برای مشاهده گزارش قبل از چاپ می باشد. 5-اجرا(Run):یك فرمان در شاخصهای ماكرو و مدول وجود دارد و برای اجرای یك ماكرو یا مدول(برنامه) به كار می رود. 6-حذف(Delete): در تمامی شاخصها موجود است و برای حذف شی به كار می رود. این راحترین قسمت است. 7-مرتب سازی: چهار گزینه بعدی كه در همه شاخصها موجود است برای مرتب سازی اشیا به كار می رود و درست مانند مرتب سازی آیكونها در ویندوز عمل می كند. --------------------- هنگامی كه شی جدیدی ایجاد می كنید باید آنرا نامگذاری كنید. می توانید نامهایی با حداكثر درازی 64 كاراكتر(حرف و عدد), كه در آن فاصله نیز می توان استفاده كرد اختیار كنید.با ایجاد و نامگذاری یك شی آن شی در پنجره Database نمایش داده خواهد شد. نگاهی کلی به اجزای اصلی نگاهی به جداول: اگر پایگاه داده, هیچ شی دیگری نداشته باشد, همواره باید حداقل یك جدول داشته باشد. داده های پایگاه داده را جدول نگهداری می كند. همانطوری كه در درس قبل اشاره شد,جداول اغلب با مقادیر داده مشترك به یكدیگر مرتبط می شوند, به ترتیبی كه دو یا چند جدول نباید داده های زیادی یا تكراری داشته باشند. برای نمایش اسامی جداول موجود در پایگاه داده بر روی شاخص Tables در پنجره Database كلیك كنید. برای باز كردن و مشاهده محتویات هر جدول می توانید بر روی نام آن جدول دوبار كلیك كنید. كه در این حالت Access جدول را در حالت نمایش Datasheet یا كاربرگ باز می كند,كه در این حالت شما می توانید داده های موجود در جدول را مشاهده كنید. معمولا در حالت نمایشی كاربرگ تمامی داده های یك سطر جدول در صفحه نمایش جا نمی گیرد. برای مشاهده بقیه داده های هر سطر می توانید از میله های گردش افقی پنجره در زیر آن استفاده كنید و به چپ و راست بروید. جدول برای مشاهده و كار با آن, به حالات دیگری هم برای نمایش نیاز دارد. در حالیكه حالت نمایشی Datasheet یا كاربرگ امكان مشاهده, افزودن, حذف و اصلاح داده های جدول را می دهد, حالت نمایشی طراحی كه در اكسس با عنوان Design view شناخته می شود امكان تغییر شكل جدول و طراحی خود جدول را فراهم می كند. البته وقتی كه بیشتر راجع به ساختار جدول صحبت كردیم شما تصویر بهتری از حالت طراحی خواهید داشت. به طور كلی حالت Datasheet برای اضافه كردن و مشاهده داده ها و حالت طراحی برای طراحی و تغییر خود جدول نه داده ها به كار می رود. برای دیدن جدول در حالت نمایشی طراحی یا Design می توانید جدول خود را انتخاب كرده و سپس بر روی دكمه design در بالای پنجره Database كه قبلا معرفی شد كلیك كنید. بعد از باز كردن پنجره در حالت Design ملاحظه خواهید كرد كه در این حالت هیچ خبری از داده های موجود در جدول نیست و فقط شكل جدول در این حالت در دسترس است. اگر جدول را در حالت Datasheet باز كرده اید و قصد رفتن به حالت design را دارید این كار را می توانید با استفاده از منو view و انتخاب دو حالت Datasheet view و Design view انجام دهید و به راحتی بین دو حالت جدول حركت كنید. جدول ساختاری مشخص و اكید دارد. داده های جدول در داخل جدول درون سطرها و ستونها جدول قرارگرفته و سازماندهی می شوند كه به این سطرها و ستونها به ترتیب ركورد و فیلد گفته می شود(حتما به خاطر بسپارید سطر در معنای ركورد و ستون در معنای فیلد به كار می رود.) هر ركورد جدول بیانگر یك داده مستقل است. مثلا: در جدول اقلام موجودی در انبار هر ركورد جدول نشان دهنده یكی از انواع قطعات موجود در انبار است.هر فیلد ركورد, نشانه دهنده جزیی از داده های مربوط به هر قطعه, مانند شماره قطعه, تعداد و شرح است. اگر قطعه ای 32 عدد موجود باشد, ركورد قطعه فقط یك بار در جدول تكرار می شود اما میزان موجودی در فیلد تعداد منعكس می شود. با توجه كردن به شكل 51 زیر بیشتر مفهوم این بیان را خواهید فهمید. این كه تمامی ركوردها, فیلدهای مشابهی دارند, به این معنی نیست كه تمامی فیلدهای هر ركورد باید پر باشد. مثلا یك جدول موجودی, ممكن است فیلدی به نام قیمت خرده فروشی داشته باشد, ولی فقط تعداد اندكی از ركوردها, مقداری را در این فیلد نگه داشته باشند. بنابراین برخی از ركوردها قیمت خرده فروشی ندارند علیرغم اینكه پاره ای از ركوردهای جدول, قیمت خرده فروشی دارند. توجه به این نكته ضروری است كه فیلد مشترك مانند شماره قطعه یا كد مشتری, مبنای ارتباط بین دو جدول مرتبط را تشكیل می دهد و امكان خالی رد كردن این فیلدها داده نمی شود. وجود فیلد مشتركی كه دو جدول را به یكدیگر مرتبط می كند, بدین معنی است كه امكان رهائی كامل از داده های تكراری وجود ندارد. برای دو جدول مرتبط, داده ها باید تكرار شوند زیرا هر دو جدول باید فیلدهای مشتركی برای ارتباط داشته باشند. شاید اگر برای تمامی داده ها یك جدول بزرگ ایجاد كنید, مجبور به داشتن فیلدهای تكراری نباشید, اما با اینكار زمان زیادی را در ورود داده ها هدر خواهید داد, چون در هر ركورد باید تمامی فیلدهای پایگاه داده وجود داشته باشد و از طرفی بعضی مواقع هم امكان ایجاد یك جدول بزرگ وجود ندارد پس ما مجبور به استفاده از چندین جدول هستیم كه بهترین راه برای جلوگیری از افزایش تعداد داده های مشترك استفاده از ارتباط فیلد مشترك است. بعد از كار با جدول می توانید جدول را با استفاده از منو File و گزینه Close ببندید. نگاهی به بازجست: برای مشاهده بازجستهای هر پایگاه داده باید بر روی شاخص Queries در پنجره Database استفاده كنید. برای باز كردن هر بازجست می توانید بر روی نام آن دوبار كلیك كنید یا بد از انتخاب آن به وسیله ماوس بر روی دكمه Open در بالای پنجره Database كلیك كنید. هنگامی كه بازجستی را باز می كنید, اكسس آن بازجست را در حالت نمایش Datasheet مربوط به بازجست باز می كند, كه كاملا مشابه حالت نمایشی Datasheet مربوط به جدول است. تنها تفوت در آن است كه حالت نمایشی Datasheet مربوط به بازجست معمولا به اندازه جدول, داده و اطلاعات ندارد. در واقع این حالت نمایشی میزان محدودی از داده ها را, كه مقصود اصلی از ایجاد بازجست است نمایش می دهد. بازجست, داده ها را از یك یا چند جدول انتخاب می كند و می توانید زیرمجموعه ای از داده ها را به عنوان جدول یا گزارش نمایش دهید. در بیشتر مواقع مقدار داده های پایگاه داده بیشتر از آن است كه مایل به مشاهده هستید. هدف از ایجاد بازجست, محدود كردن مقدار داده های به نمایش درآمده است. بازجست انتخابی از جمله متداولترین انواع بازجست ها است. بازجست انتخابی, داده ها را میان دو یا چند جدول انتخاب كرده و نمایش می دهد. علاوه بر حالت نمایشی Datasheet كه مانند حالت نمایشی جدول می باشد بازجست را می توان در حالت نمایشی Design نیز باز كرد كه مربوط به حالت طراحی بازجست است و برای رفتن به این حالت می توانید درست مانند جدول رفتار كنید و یا با انتخاب بازجست مورد نظر و كلیك روی دكمه Design در بالای پنجره Database این حالت را نمایان كنید. همانطور كه مشاهده می كنید حالت طراحی Design مربوط به بازجست, ظاهر پیچیده ای دارد. اما بعد از آشنایی كامل با بازجست ایجاد و اجرای آن برای شما بسیار ساده خواهد بود. ایجاد بازجست در حالت طراحی Design و نمایش آن در حالت نمایشی Datasheet صورت می پذیرد. بعد از پایان كار خود با بازجست می توانید بوسیله منو File و گزینه Close بازجست را ببندید. نگاهی به فرم: برای مشاهده فرمهای یك پایگاه داده, از شاخص Form در پنجره Database استفاده می كنیم. برای مشاهده محتوای هر فرم می توانید در روی نا آن دوبار كلیك كنید و یا پس از انتخاب فرم مورد نظر بر روی دكمه Open در بالای پنجره Database كلیك كنید. بعد از باز كردن فرم مورد نظر اكسس آنرا در حالت نمایش Form یا Form View نشان خواهد داد. حالت نمایشی Form, فرم را در شكل نهایی آن نشان می دهد و امكان ورود, اصلاح و نمایش داده ها را فراهم می سازد. كلیدهای راهبری كه در زیر اكثر حالات نمایشی وجود دارد, شماره ركورد و تعداد كل آنها را نمایش می دهد. چهار كلید اطراف نشانگر ركورد, برای گرداندن فرم و نمایش ركوردهای مختلف به كار می رود. شما می توانید ركوردهای اول, بعدی, قبلی و آخری را مشاهده كنید. شماره بین كلیدها, شماره ركورد جاری كه فعلا مشاهده می كنید است.اگر بر روی شماره ركورد جاری, شماره ركورد جدیدی را وارد كنید اكسس در صورت وجود آن ركورد آنرا در فرم نمایش می دهد.كلیدهای راهبری كه در منتهی الیه سمت راست قرار دارد, امكان ایجاد ركورد جدیدی را با یك فرم خالی فراهم می سازد. همانطور كه مشاهده می كنید كلیدهای راهبری مشابه كلیدهای كنترلی پخش صوت طراحی شده اند. ب حالت نمایشی Design در مورد Form نیز شكل فرم را نشان می دهد. برای دسترسی به این حالت شما می توانید درست مانند جدول رفتار كنید و یا با انتخاب فرم مورد نظر بر روی دكمه Design در بالای پنجره Database كلیك كنید. شاید برای شما در این لحظه شكل آن عجیب به نظر بیاید ولی وقتی در درسهای آتی روش ایجاد فرم را فراگرفتید, نحوه خواندن حالت نمایشی Form را نیز خواهید فهمید. با دستكاری در حالت نمایشی Design, می توانید نحوه نمایش داده های درون فرم را تغییر دهید. در درون فرم حالت نمایشی دیگری نیز وجود دارد و آن حالت نمایشی Datasheet است. كه برای دسترسی به آن بعد از باز كردن فرم مورد نظر می توان از منو View گزینه Datasheet را انتخاب كرد.این حالت كاملا شبیه حالت نمایشی Datasheet در جداول است. مزین حالت نمایشی Datasheet به حالت نمایشی معمولی فرم در این است كه در این حالت تعداد ركورد بیشتری نمایش داده می شود در حالی كه در حالت نمایش معمولی فقط یك ركورد نمایش داده می شود. البته در درسهای آتی بیشتر در مورد این حالت نمایشی صحبت خواهد شد. بعد از پایان كار با فرم می توانید به وسیله منوی File و گزینه Close از فرم مورد نظر خارج شوید. نگاهی به گزارش: برای نمایش گزارشهای هر پایگاه داده می توان از شاخص Reports در پنجره Database استفاده كرد. هرچند كه می توان گزارشها را روی صفحه نمایش بازنگری كرد ولی وقتی كه آنها را بر روی كاغذ چاپ كنیم بسیار مفیدتر خواهند بود. اگر بخواهیم قبل از چاپ محتوای گزارش را مشاهده كنیم می توانیم بر روی نام گزارش مورد نظر دوبار كلیك كنیم یا با انتخاب گزارش موردنظر بر روی دكمه Preview در بالای پنجره Database كلیك كنیم. (البته باید توجه كرد كه گزارش تنها مختص چاپ كردن نیستند و كاربردهای دیگری نیز دارند) شما می توانید گزارشی بسازید كه تمامی داده های یك جدول, چندین جدول, بازجست را نمایش دهد.با باز كردن گزارش شما آنرا در حالت Print Preview (بازنگری چاپ) به نمایش در خواهید آورد.بازنگری چاپ گزارش را در شكل نهایی آن نشان می دهد, اما بجای چاپ گزارش, آنرا برروی صفحه مشاهده می كنید, تا قبل از چاپ گزارش از صحت آن مطمئن شوید. در حالت Print Preview در مورد گزارش, امكان تغییر, اضافه یا حذف داده ها از پایگاه داده وجود ندارد. ولی با استفاده از آن می توانید مقادیر مختلفی از اطلاعات را مشاهده كنید. دقت داشته باشید كه در هنگام حركت ماوس بر روی پنجره Print Preview, مكان نمای ماوس به یك ذره بین تبدیل می شود. در این حالت اگر با ماوس كلیك بزنید, تصویر بزرگ شده گزارش را مشاهده می كنید, بدین تزتین می توانید گزارش را از نزدیك مرور كنید. حالت نمایشی Design در مورد گزارش شكل آنرا نشان می دهد.برای دسترسی به این حالت می توان درست مانند اجزا دیگر عمل كرد ویا با انتخاب گزارش مورد نظر بر روی دكمه Design در بالای پنجره Database كلیك كرد.بعدا با استفاده از حالت نمایشی Design شكل گزارش را تغییر خواهیم داد. نگاهی به صفحه ها: برای نمایش صفحه های وب موجود در یك پایگاه داده می توانید بر روی شاخص Pages در پنجره Database كلیك كنید. صفحه ها در یك پایگاه داده اكسس برای استخراج داده ها از جدول به یك صفحه وب مورد استفاده قرار می گیرند درست مانند گزارش با این اختلاف كه این بار به جای چاپ صفحه گزارش آنرا در یك مرورگر وب مانند IE می تواند مشاهده كرد. من نمی خواهم زیاد در مورد صفحه ها در این قسمت توضیح دهم زیرا كاركرد آنها بسیار شبیه گزارشها می باشند و هر كاری كه با گزارش انجام دادیم می توانید با این صفحه ها نیز انجام دهید فقط به خاطر داشته باشید كه اینها هر كدام یك صفحه وب می باشند. در صفحه ها نیز مانند گزارش ها حالت نمایشی Design برای طراحی استفاده می شود. می توان بزرگترین تفاوت بین گزارشها و صفحه ها را پویاتر بودن صفحات بیان كردن بدین معنی كه شما بهتر از گزارش می توانید اطلاعات موجود در پایگاه داده را مرور كنید و بین آنها حركت كنید. نگاهی به ماكروها: ماكروها فهرست فرامینی است كه در آنها كارهایی كه معمولا از طریق صفحه كلید انجام می دهید, تعریف می شود. مثلا می توانید ماكرویی ایجاد كنید كه هنگام وقوع شرایطی خاص مثل هنگامی كه میزا فروش چیزی از تعداد یا مقدار مشخصی كمتر شود, گزارش مشخصی را چاپ كند. البته با استفاده از منوها نیز می توانید گزارش مورد نظر را چاپ كنید ولی ماكرو مراحل كار را خودكار می كند, بدین ترتیب كی توانید با فشار كلید فرمان روی فرم, گزارش را چاپ كنید. به این نكته توجه كنید كه ماكروها اغلب به كلیدهای فرمان وصل می شوند تا اجرای آنها برای كاربر ساده باشد چون به هرحال شما استفاده كننده هستید و مایلید تا كارها تا حد امكان ساده انجام شود. توجه كنید كه كلید Run در بالای صفحه Database ماكرو را اجرا می كند ولی تا زمانی كه نحوه عملكرد آنرا در برنامه نمی دانید به هیچ وجه اقدام به اجرای آن نكنید. هرگاه بخواهید محتویات ماكرو را از پنجره Database مشاهده كنید باید نام ماكرو مورد نظر را انتخاب كرده و بر روی دكمه Design در بالای پنجره Database كلیك كنید كه در این حالت حالت نمایش Design مربوط به ماكرو را مشاهده می كنید. فهرست اعمال ماكرو را در این پنجره مشاهده می كنید به احتمال قوی این اعمال مرموز به نظر می رسندولی به مرور با آنها آشنا خواهید شد. چون ماكرو فهرست كارهای خودكار شده است و شما هنوز نمی دانید اكسس چه كارهایی می تواند انجام دهد پس در این مقطع نمی توان كار زیادی برای افزایش درك نسبت به ماكرو كرد. پس از پایان كار با ماكرو آنرا به وسیله منو File . گزینه Close ببندید. نگاهی به مدول ها: مدولها برنامه های كاملی هستند كه با Visual Basic for Applications نوشته می شوند, و برای خودكار كردن كارها به كار می روند.برخلاف ماكروها كه ساده هستند برنامه كاربردی را می توان به نحوی ایجاد كرد كه به هر حركت استفاده كننده پاسخ داده و عكس العمل نشان دهد. ما در درسهای آینده به چگونگی كار مدولها خواهیم پرداخت ولی به دلایل زیر به طور كامل آنرا توضیح نخواهیم داد: ---------------- برنامه نویسی با مدولها به مهارت های كامپیوتری پیشرفته ای نیاز دارد كه من فكر نمی كنم تمامی مطالعه كننده های این دروس به مهارتها آشنا باشند. اكسس محل خوبی برای یادگیری نحوه برنامه نویسی نیست. بسیاری از افراد سالیان متمادی بدون نیاز به نوشتن مدول, بصورتی موثر و كارا از اكسس استفاده می كنند. حتی اگر بخواهیم برنامه های كاربردی قوی در اكسس ایجاد كنیم می توان حتی بدون یك نیاز كوچك به مدول این كارها را انجام داد. --------------- اگر قبلا برنامه نویسی كرده باشید, خصوصا با یكی از زبانهای مشابه Basic مانند Qbasic و BasicA یا Visual Basic در استفاده از مدولها مشكل خاصی نخواهید داشت. البته در كلاسهای این سایت یكی از همكاران من دروس Visual Basic را برای شما عزیران تدریس می كنند كه بسیار مفید و پرمحتوا می باشد و شما تما با دنبال كردن دروس این همكار عزیز براحتی كار با مدولها را یاد خواهید گرفت و من نیز شما را در این راه یاری خواهم كرد. پس از پایان كار با مدول می توانید از منو File و گزینه Close اقدام به بستن مدول بكنید.
آموزش اكسس (بخش سوم) درک بهتر مفهوم ارتباط در دروس پیشین به طور تدریجی آشنایی نسبتا كاملی با اجزای یك پایگاه داده آشنا شدیم و محیط پنجره Database را به خوبی شناختیم. حال نوبت آن رسیده است كه شروع به طراحی كنیم و با دستان قدرتمند خود پایگاه داده زیبایی را خلق كنیم ولی قبل از اینكار باید مفهوم ارتباطات بین جداول را بهتر درك كنیم. در این درس مفهوم ارتباط بین جدولهای یك پایگاه داده را بهتر درك خواهیم كرد و روشهای مختلف ارتباط را یاد خواهیم گرفت و بدین ترتیب برای ایجاد جداول پایگاه داده خود را آماده تر خواهیم كرد.گاهی دقیقا نمی دانیم كه چه نوع داده هایی وارد جدول خواهند شد پس برای رفع این مشكل به تدریج با نظریه طراحی پایگاه داده آشنا می شویم. درك ارتباط بین جداول: قبلا گفته شد كه جداول از طریق فیلدهای مشترك به یكدیگر مرتبط هستند. هرچند كه فیلدهای مشترك مرتبط شده, سبب تكرار برخی داده ها میشوند.(در هرجدولی كه به دیگری مرتبط است خود فیلد مشترك دوباره ظاهر می شود), ولی خواهید دید كه وقتی قدام به ایجاد پایگاه داده می كنید, فیلد مشترك كمك می كند تا بسیاری از داده های تكراری, كه در صورت نبود فیلد مشترك ایجاد می شود, از بین ببرید. ممكن است واژه شناسی پایگاه داده ها گیج كننده باشد اما خوشبختانه ساده ترین زبان زبان ارتباطی است, كه چگونگی ارتباط جداول به یكدیگر را تعریف می كند. در این درس به سه روش ارتباط خواهیم پرداخت: 1-ارتباط یكی به یك 2-ارتباط یك به چند 3-ارتباط چند به چند فیلدهای كلیدی منحصر به فرد ركوردها: قبل از تشریح ارتباطات جداول, دقت داشته باشید كه اغلب جداول پایگاه داده, فیلدی به نام فیلد كلید دارند, كه به سایر فیلدهای جدول تقدم دارد. هرچند كه فیلد كلید لزوما مهمترین ارزش اطلاعاتی را ندارد, ولی دری هستند برای ورود به جدول كه نیاز اصلی ما در ارتباط شمرده می شود.فیلد كلید, فیلدی از جدول است كه بصورتی منحصر به فرد هر ركورد را تبیین می كند.(یعنی امكان اینكه فیلد كلید در دو ركورد مانند هم باشند وجود ندارد.) توجه: فیلد كلید اصلی جدول باید مقداری منحصر به فرد داشته باشد. اكسس امكان تعیین چندین فیلد كلید را می دهد. اگر كلید از چندین فیلد تشكیل شده باشد, یك یا چند تا از این فیلدها ممكن است داده های تكراری داشته باشندولی وقتی تركیب شوند, فیلد ادغامی باید مقدار منحصر به فردی را ایجاد كند. توجه بیشتر به این مثال خالی از لطف نیست: جدول كارمندان معمولا شامل فیلدهایی از قبیل نام كارمند, نشانی, تاریخ تولد, میزان حقوق می شود. بعلاوه همیشه مانند كد ملی, یك شماره كارمندی دارند. كد ملی شما منحصر به فرد است یعنی تنها به یك نفر اختصاص دارد بنابراین این شماره كارمندی فیلد كلیدی خوبی برای فایل كارمندان است. به شكل 61 در زیر توجه كنید: برای دسترسی به نام, نشانی یا حقوق هر كارمند, صرفنظر از تعداد كارمندان جدول اكسس فقط به شماره كارمند احتیاج دارد.هر كارمند شماره منحصر بفردی دارد لذا هنگامی كه اكسس یكبار شماره كارمندی را گرفت, می تواند آنرا با ركوردی از جدول پیوند دهد, یكبار برای هر ركورد. به این ترتیب اكسس می تواند به بقیه داده های ركورد در سایر فیلدها دسترسی داشته باشد. توجه: اسامی فیلدها كلیدهای خوبی نیستند, چون افراد بسیاری نام یكسان دارندو یا بسیاری از افراد اسامی را به شكلهای گوناگون می نویسند. زمانی كه یك شركت به مشتریان, كارمندان و اجناس خود عددی را تخصیص می دهد, احتمالا آن شركت پروژه هایش را كامپیوتری كرده است. این اعداد می تواند كلید منحصر به فردی برای یافتن بقیه داده های مرتبط با آن باشند. همچنین باید به نكته توجه داشته باشید كه فیلد كلید همواره فیلد ارتباط دوجدول مرتبط نیست ولی برای این كار بسیار مناسب است و غالبا برای همین منظور به كار می رود. دو یا چند فیلد نیز می توانند یك كلید منحصر به فرد را تشكیل دهند. اغلب به فیلد كلید, فیلد كلید اصلی گفته می شود. اگر بخواهید كه دو یا چند فیلد همراه با یكدیگر به عنوان كلیدی منحصر به فرد عمل كنند, باید اكسس را وادارید تا فیلدهای ادغام شده را به عنوان یك فیلد منحصر به فرد در نظر گیرد. مثلا ممكن است بخواهید كه دو فیلد نام خانوادگی و كد پستی را یكدیگر ادغام كنید تا فیلد كلید نحصر به فردی ایجاد شود. حال كه با مفهوم فیلد كلید برای ارتباط آشنا شدید به انواع ارتباط موجود در اكسس می پردازیم: ارتباطات یك به یك(One to One): شاید ارتباط یك به یك نادرترین ارتباط ممكن بین جداول باشد. هنگامی كه در دو جدول تعداد ركوردها یكسان باشد و هر ركورد یك جدول به ركورد دیگری در جدول دیگر مرتبط باشد, بك ارتباط یك به یك بوجود می آید. ارتباط یك به یك نادرست است چون معمولا می توانید آن دو جدول را در یك جدول ادغام كنید. در شكل 62 در زیر مثالی از ارتباط یك به یك بین دو جدول نشان داده شده است. فیلد كد كالا كلید و فیلد ارتباط را تشكیل می دهد. نخستین ركورد در نخستین جدول به نخستین ركورد در دومین جدول مرتبط شده است. خود شركت ماكروسافت توصیه می كند كه از ارتباط یك به یك اجتناب كنید. زیرا بهتر آن است كه دو جدول را در یك جدول بزرگتر ادغام كنید, كه این طریقه بسیار كارآتر است. در اكسس هر جدول می تواند تا 256 فیلد داشته باشد ولی اگر وجود جدولی با بیش از 256 فیلد ضرورت داشته باشد,فقط با ایجاد دو یا چند جدول و برقراری ارتباط یك به یك بین آنها, قادر به برآوردن این نیاز خواهید بود. كه برای این منظور هم ماكروسافت امكانات بسیاری را فراهم آورده است از ان جمله امكان دسترسی سریع به اطلاعات جدول دوم از طریق جدول اول بدون باز كردن آن جدول. ارتباط یك به چند(One to Many): ارتباط یك به چند شاید متداولترین نوع ارتباط بین جداول باشد. این ارتباط زمانی اتفاق می افتد كه یك ركورد از جدول به یك یا چند ركورد از جدول دیگر مرتبط باشد. به عنوان مثال در جدول موجودی برای هر كالایی كه فروخته می شود, یك ركورد وجود دارد. ولی در جدول سفارشات مشتریان ممكن است برای یك كالا, سفارشات متعددی وجود داشته باشد. در شكل 63 در زیر نمونه ای از ارتباط یك به چند جداول مشاهده می شود. ارتباط یك به چند صرف جویی زیادی در فضای دیسك را سبب می شود. مثلا ارتباط یك به چندی كه در شكل 63 در بالا نشان داده شد, به شما امكان می دهد تا گزارشی تهیه كنید كه شامل مشتری همراه با شرح كالای سفارشی باشد. ولی شرح در هر ركورد سفارش نمی آید. شرح هركالا در جایی مستقل,در ركوردی منحصر بفرد در فایل موجودی قرار دارد. اكسس می تواند در هنگام نیاز, با استفاده از فیلد ارتباطی مشترك از جدول سفارش در جدول موجودی جستجو كند و شرح كالا را از آنجا بردارد. اكسس بدون فیلد كلید نمی تواند تعیین كند كه در برابر هر سفارش چه شرحی را باید قرار دهد. توجه داشته باشید كه اكسس جدولهای مرتبط را می شناسدو در موقع لزوم اطلاعات صحیح را از آنها استخراج می كند. لذا باید هنگام ایجاد پایگاه داده اكسس این ارتباطات را به اكسس بفهمانید تا در هنگام مشاهده و چاپ داده ها از جداول مرتبط اكسس تمام كارها را انجام دهد. همچنین قابل ذكر است كه ارتباط چند به یك و یك به چند مشابه هستند, لذا هر دو عبارت به یك معنی به كار می روند. ارتباطات چند به چند(Many to Many): اكسس ارتباطات چند به چند را مستقیما پشتیبانی نمی كند ولی می توانید آن را شبیه سازی كنید. ارتباط چند به چند هنگامی ایجاد می شود كه ركوردهای متعددی از یك جدول به یك یا چند ركورد از جدول دیگر مرتبط باشند. براساس تصاویر جداولی كه قبلا مشاهده كرده اید, می توان چنین تصور كرد كه خریداران متعددی, محصولات متعددی را سفارش دهند. بنابراین بین خریداران و محصولات یك ارتباط چند به چند وجود دارد. جدول خریداران و جدول موجودی محصولات از طریق جدول سفارش به هم متصل می شوند.بنابراین برای ارتباط چند به چند بین خریداران و موجودی محصولات, جدول سفارشات بعنوان واسطه بین این دو جدول عمل می كند.جدول خریداران ارتباطی یك به چند با جدول سفارشات دارد و جدول محصولات نیز ارتباطی یك به چند با جدول سفارشات دارد.پس همانطور كه در شكل 64 در زیر می بینید جدول سفارشات بطور غیر مستقیم بین خریداران و محصولات ارتباط چند به چند ایجاد می كند. گاهی اوقات, جدول مركزی یا واسطه در ارتباط چند به چند جدول اتصال خوانده می شود. فیلدهای كلید اصلی هر دو جدولی كه قرار است به هم مرتبط شوند, باید در این جدول وجود داشته باشد. طراحی یک پایگاه داده های جدید در اینجا در مورد جادوگرهای اكسس (Wizards) صحبت خواهیم كرد. این جادوگرها شما را در ایجاد برنامه های كاربردی متداول پایگاه داده ها, از قبیل مدیریت فهرست پستی یا ورود سفارشات راهنمایی می كنند.هرچند كه نیازهای شما به كار خاص موردنظر یا احتیاجات شخصیتان مربوط است, اما بیشتر پایگاه داده ها به یكی از نمونه های كلی پایگاه داده تعلق دارند. جادوهای اكسس چهارچوب پایگاه داده برنامه كاربردی را ایجاد می كنند, در مرحله بعد شما می توانید آن را اصلاح كنید تا با نیازهای خاص شما تطابق داشته باشد. اما به هرحال برای ایجاد پایگاه داده مجبور به استفاده از جادوگر نیستید. شاید جادوگرها به كنترل مورد نظر شما به عنوان یك پایگاه داده امكانات لازم را فراهم نكنند. ایجاد پایگاه داده های جدید با استفاده از جادوگر: برای ایجاد یك پایگاه داده با بهره گیری از جادوگر(Wizard) باید هنگام وارد شدن به اكسس از طریق پنجره اولیه قسمت Access database wizards,pages and projects را انتخاب كنید و یا اگر وارد محیط اكسس شده اید از منو File گزینه New را انتخاب كنید,تا پنجره محاوره ای New كه دارای دو سربرگ است ظاهر شود. هنگامی كه سربرگ General (عمومی) را انتخاب می كنید, صفحه General ظاهر می شود كه با آن می توانید یك پایگاه داده خالی ایجاد كنید. در دروس بعدی نحوه ایجاد یك پایگاه داده خالی را شرح خواهم داد. اصولا زمانی پایگاه داده خالی لیجاد می كنیم كه بخواهیم تمامی جنبه های اولیه طراحی و ایجاد پایگاه داده را كنترل كنیم. زمانی كه یك پایگاه داده جدید و خالی ایجاد می كنیم اكسس كاری برای شما انجام نمی دهد و هیچ پیش فرضی راجع به پایگاه داده ای كه می خواهید ایجاد كنید,ندارد. ولی به جای ایجاد یك پایگاه داده خالی می توانید بر روی سربرگ Databases كلیك كنید تا صفحه Databases در پنجره محاوره ای New, نمایان شود. توجه داشته باشید كه جادوگر راهنمای گام به گام اكسس است كه در انجام كارهایی از قبیل ایجاد پایگاه داده جدید به شما كمك می كند. اگر اكسس جادوگری داشته باشد كه امكان ایجاد پایگاه داده ای مشابه آنچه لازم دارید را فراهم سازد راحتتر آن است كه بجای این كه از ابتدا پایگاه داده ایجاد كنید, جادوگر را به كار اندازید. در زیر هر یك از پایگاه داده هایی كه توسط جادوگر می توان ایجاد كرد تشریح شده است, برای اجرای آن كافی است كه نماد مربوطه را انتخاب كنید و بر روی كلید Ok كلیك كنید. حال به جادوگرهای موجود و كاری كه برای شما در اكسس انجام می دهند توجه كنید: ------------------ Asset Tracking(پیگیری اموال): پایگاه داده ای برای مدیریت, نگهداری اموال, فروشندگان و كارمندان شركت ایجاد می كند. Contact Managment(مدیریت ملاقاتها): پایگاه داده ای برای قرارهای ملاقات و تماسهای تلفنی شخصی شما ایجاد می كند. Event Managment(مدیریت وقایع):یك پایگاه داده برای وقایعی مانند قراردادها(موافقت نامه ها), كارمندان و قیمتها ایجاد می كند. Expenses(مخارج و هزینه ها):یك پایگاه داده برای نگهداری گزارشهای مخارج ایجاد می كند. Inventory Control(كنترل موجودی):پایگاه داده ای برای اطلاعات محصولات, خریداران و سفارشات ایجاد می كند. Ledger(حساب كل): پایگاه داده ای برای حسابهای كل, شامل تبادلات و حسابها ایجاد می كند. Order Entry(دریافت سفارش): پایگاه داده ای برای مدیریت سفارشات خریداران, پرداختها و محصولات ایجاد می كند. در این پایگاه داده سیستمی از جداول ایجاد میشود كه تاحدودی به جداولی كه در قبلا در درسهای پیش شرح دادیم تطابق دارد. Resource Scheduling(زمانبندی منابع): پایگاه داده ای برای مدیریت منابعی از قبیل زمانبندی و اقلام خریداران ایجاد می كند.
آموزش اكسس (بخش سوم) Service Call Managment(مدیریت سرویس تلفن): پایگاه داده ای برای نگهداری اطلاعات خریداران, كار, دستورات كار, قطعات و پرداختها ایجاد می كند. Time and billing(زمان و صورتحساب): پایگاه داده ای برای نگهداری مشتریان, پروژه ها, كارتهای زمانی, كارمندان و پرداختها ایجاد می كند. ------------------- توجه كنید كه اگر جادوگری انتخاب كنید در همان پنجره New در طرف راست زیر قسمت Preview شكلی هدف پایگاه داده را كه چندان واضح نیست نشان می دهد یعنی شما می توانید با انتخاب پایگاه داده ابتدا از هدف ایجاد آن از طریق این شكل مطلع شوید و سپس برروی Ok كلیك كنید. جادوگر نه تنها جداول اصلی پایگاه داده را ایجاد می كند, بلكه همچنین فرمها, گزارشها و حتی ماكروها و برنامه های اصلی را نیز در صورت لزوم ایجاد می كند. استفاده از جادوگر برای ایجاد پایگاه داده اصلی, تهیه پایگاه داده اصلی را بسیار ساده تر می كند. بطور خلاصه مراحل ایجاد یك پایگاه داده با استفاده از جادوگر را شرح می دهم: 1-جادوگر مورد نظر خود را در پنجره New انتخاب كنید و بر روی Ok كلیك كنید. 2-نامی برای ذخیره شدن پایگاه داده انتخاب كنید یا نام پیش فرض را قبول كنید و بر روی Create كلیك كنید. 3-پنجره ای ظاهر می شود كه پایگاه داده ای را كه می خواهید ایجاد كنید به شما معرفی می كند و شكل كلی آن را اعلام می كند. اگر این همان پایگاه داده مورد نظر شماست بر روی Next كلیك كنید. 4- در پنجره بعدی در مورد جداول و دیگر اجزایی كه ایجاد خواهد شد به شما اطلاعاتی می دهد شما می توانید از لیست موجود جدولهای مورد نظر خود را انتخاب یا حذف كنید و سپس بر روی Next كلیك كنید. 5-در پنجره بعدی لیستی ظاهر می شود كه شما می توانید شكل ظاهری پایگاه داده خود را از لیست انتخاب كنید شكل مورد علاقه خود را انتخاب كرده بر روی Next كلیك كنید. 6-در پنجره بعدی شكل كلی گزارشهای شما را نشان می دهد در این قسمت هم با انتخاب شكل موردنظر خود روی Next كلیك كنید. 7-در این قسمت عنوان پایگاه داده از شما سوال می شود می توانید نام پیش فرض را انتخاب كرده و بر روی Next كلیك كنید. 8- حال دیگر كار جادوگر تمام شده است می توانید بر روی Finish كلیك كنید. 9- بعدی مدتی كه اكسس تمامی جداولها و اجزا را ایجاد كرد می توانید با پایگاه داده كار كنید. توجه كنید كه در هر مرحله ای كه منصرف شدید می توانید بر روی Cancel كلیك كنید. 10-ذكر این نكته نیز ضروری به نظر می رسدبعضی از سوالها كه در هنگام ایجاد پایگاه داده با استفاده از جادوگر از شما می شود شاید برای شما گنگ به نظر برسد ولی مطمئنا بعد از یادگیری كامل این سوالات را می توانید به راحتی جواب دهید. پس حتما باید با ایجاد یك پایگاه داده خالی آشنا شوید. طراحی یك پایگاه داده جدید: اگر قصد دارید كه از جادوگر استفاده نكنید كه به نظر من كار معقولانه ای است باید مراحل زیر را بپیمایید: 1-هنگام وارد شدن به اكسس از پنجره اولیه باز شده گزینه Blank access database راانتخاب كنید و اگر وارد محیط اكسس شده اید می توانید از منو File گزینه New را انتخاب كنید و از پنجره New در سربرگ General شكل database را انتخاب كرده و برروی Ok كلیك كنید. 2- حال باید محل ذخیره شده پایگاه داده را انتخاب كرده و نامی برای آن انتخاب كنید كه من مطمئن هستم با اینكار آشنایی لازم را دارید پس نامی برای پایگاه داده خود انتخاب كرده و بر روی Create كلیك كنید. 3- حال اكسس پایگاه داده را ایجاد كرده و صفحه خالی در برابر شما ظاهر شده است از این قسمت به بعد باید آشنایی لازم را به كارهای پیشرفته داشته باشید. توجه كنید كه هنگامی اصول كار اكسس را رفته رفته بهتر یاد گرفتید جادوگرها هم بهتر درك خواهید كرد. میله ابزار پنجره Database: هنگامی كه یك پایگاه داده جدید ایجاد كرده باشید میله ابزار به صورت شكل 71 در زیر درمی آید. این میله ابزار در حالات مختلف تغییر می كند و امكانات دیگری را به شما می رساند. تعریف جدول صرف نظر از اینكه ما برای ایجاد پایگاه داده از جادوگر استفاده كرده یا پایگاه داده خالی ایجاد كرده ایم آشنایی با نحوه ایجاد, جابجایی و تغییر جداول پایگاه داده امری ضروری و اجتناب ناپذیر است.همانگونه كه قبلا هم گفته شد داده های موجود در پایگاه داده در جدولها جای می گیرند و تسلط بر جداول مهمترین مهارتی است كه باید بعنوان كاربر اكسس داشته باشید. من در این درس شرح خواهم داد كه چگونه جدول جدیدی درست كنید. برای ایجاد جدول نخست باید انرا نامگذاری كنید و سپس نوع داده های درون انرا تعریف كنید. این امور كه مربوط به طراحی جدول است یكی از ساده ترین كارها در اكسس است و البته جالب پس این درس نكات قابل توجهی برای شما خواهد داشت. ایجاد جدول جدید: وقتی كه می خواهید یك جدول جدید ایجاد كنید, با كلیك كردن بر روی شاخص Tables در پنجره Database به صفحه جداول(Tables) می روید.(البته توجه كنید كه این صفحه هنگامی كه پایگاه داده را باز یا ایجاد می كنید به صورت پیش فرض ظاهر می شود).حال برای ایجاد جدولی جدید باید بر روی دكمه New در بالای پنجره Database كلیك كنید. هنگامی كه بر روی این دكمه كلیك می كنیداكسس پنجره محاوره ای كوچكی به نام New Table را نشان می دهد.(كلید میانبری كه شما می توانید برای دسترسی به این پنجره كوچك استفاده كنید كلید Alt+N می باشد كه به سرعت شما را به این پنجره می برد). در این پنجره باید انتخاب كنیم كه می خواهیم ایجاد جدول را در چه محیطی ادامه دهیم كه به نظر من حالت نمایشی Design بهترین حالت نمایشی برای ایجاد و كار با جدول است,برای ایجاد جدول گزینه Design View را از پنجره محاوره ای New Table انتخاب كرده و بر روی Ok كلیك كنید. برای آشنایی شما با دیگر گزینه های این پنجره یعنی New Table آنها را در زیر به طور خلاصه شرح می دهم. --------------- Datasheet View: جدولی كلی به شكل صفحه گسترده می سازد كه می توانید داده های جدید را در آن اضافه كنید. این جدول بسیار ساده بوده و برای ایجاد پایگاه داده پیشرفته اصلا مناسب نیست. Design View: امكان تعیین تمامی خصوصیات جدول جدید مانند نام فیلد, نوع داده, و حتی ملاحظات امنیتی, را فراهم می كند.این گزینه برای ایجاد هر گونه جدول مناسب است. Table Wizard: امكان انتخاب از میان فهرستی از جادوگرهای از پیش نوشته شده را فراهم می سازد كه از این جادوگرها برای ایجاد جداول خاص مانند فهرست پستی یا جدول موجودی استفاده می شود. من این گزینه را برای ایجاد جدول به هیچ وجه پیشنهاد نمی كنم. Import Table: از یك فایل داده غیر اكسس, جدولی ایجاد می كند. Link Table: از یك فایل داده اكسس یا غیراكسس, جدول دیگری می سازد. این جدول اتصالی را نگه می دارد كه اگر فایل داده خارجی تغییر كند جدول اكسس نیز تغییر كند. --------------- به موضوع اصلی برمی گردیم یعنی حالت نمایشی Design. این حالت نمایشی بیشترین میزان كنترل را برروی جدولی كه قصد ایجاد آنرا دارید فراهم می سازد. هنگامی كه برحالت نمایشی Design تسلط پیدا كردید, می توانید هر جدولی را ایجاد و اصلاح كرده و یا مطابق میلتان دستكاری كنید, و این شامل جداولی كه با جادوگر ایجاد كرده این نیز می شود.بعد از انتخاب حالت Design View از پنجره New Table جدول جدیدی را خواهید دید كه اصول كار ما از اینجا شكل می گیرد. لازم به یادآوری است كه همانطور كه قبلا گفتم برای رفتن از حالت نمایشی Design View به حالت نمایشی Datasheet View می توانید از منو View یا میله ابزار استفاده كنید. در میله ابزار اولین انتخاب كه به شكل جدول كوچكی است برای اینكار طراحی شده است.در شكل 81 در زیر شما می توانید میله ابزار را در بعد از باز شدن پنجره Design تغییر كرده است ببینید و با آن آشنا شوید و سعی كنید آنرا به خاطر بسپارید.ذكر این نكته قابل توجه است كه اكسس همواره میله ابزار را تغییر می دهد را فرامین كارایی بهتری را ایجاد كنند. نخستین جدول خود را طراحی كنید: در میله عنوان پنجره Design View, نام جدول همراه با كلمه Table كه معرف پنجره است, نشان داده می شود.اكسس به طور خودكار نخستین جدول را Table1 می نامد(یعنی شما در میله عنوان این عبارت را می بینید Table1:Table)اما هرگاه كه بخواهید جدول را در فایل پایگاه داده ذخیره كنید,امكان تغییر نام وجود دارد. هر سطر در پنجره Design View یك فیلد را مشخص می كندیعنی در این پنجره ما می توانیم نوع فیلدها و نام آنها را در سطرها تعریف كنیم و كار اصلی این پنجره به شمار می رود.همانگونه كه ملاحظه می شود, پنجره Design View دارای میله گردان عمودی در سمت راست است لذا در صورت تمایل تا 256 فیلد می توانید اضافه كنید و با استفاده از میله گردان قادر به حركت بین فیلدها هستند. هنگامی كه فیلدی می خواهیم اضافه كنیم باید در سه ستون پنجره Design View آن فیلد را به طور كامل تعریف می كنیم.در زیر وظیف هر یك از ستونها كه در تعریف فیلدهای جدول كاربرد دارند تشریح شده است: --------------- Field Name(نام فیلد):باید به هر فیلدنامی تخصیص دهید.طول نام آن تا 64 حرف می تواند باشد.نام فیلد باید عنوانی منحصر بفرد باشد.برای فیلدی كه ارقام حقوق را نگه می دارد,بهترین نام حقوق یا مبلغ حقوق است.نام فیلد می تواند فضای خالی و سایر علایم خاص بجز نقطه,علامت تعجب,علامت تكیه صدا(')یا براكت را شامل شود.توجه داشته باشید كه هنگام كار با جدول برای رجوع به فیلد از نام آن استفاده می شود. Data Type(نوع داده):نوع داده ای را كه در فیلد جای می گیرد را تعیین می كند. اكسس داده های مختلفی را دارا است.به عنوان مثال برای فیلد حقوق باید داده ای از نوع ارز یا انتخاب كرد.(در درس آتی در این مورد به صورت مفصل توضیح خواهم داد). Description(شرح):شرح اختیاری است و برای توضیح فیلد به كار می رود.می توانید منشا و محتوای فیلد را در آن تشرح كنید.توجه داشته باشید كه پر كردن یا نكردن این قسمت اصلا تاثیری در جدول نخواهد داشت. --------------- توجه:ایجاد شرح برای هر فیلد عاذت خوبی است.در هنگام توسعه بعدی برنامه,این كار بسیار سودمند خواهد بود.برای فیلدها اسامی معنی دار انتخاب كنیدتا بعدا داده های داخل فیلد از طریق نامش قابل شناسایی باشند. مثلا:تاریخ تولد,نام فیلد خوبی برای تاریخ تولد كارمند است, حال آنكه نامی مانند فیلد3, محتوای فیلد را مشخص نمی كند. مفهوم اولین و آخرین ستونهای جدول پنجره Design view یعنی ستونهای نام فیلد و شرح از نامشان مشخص است. نام فیلد شرح كوچكی از فیلد است و برای رجوع به فیلد و محتوای آن مورد استفاده قرار می گیرد.مثلا: در یك گزارش دستمزد اگر قرار باشد مقادیر حقوق كه در فیلد حقوق ذخیره شده است چاپ شود به این فیلد رجوع می شود.فیلد شرح بعنوان مرجعی برای مستندسازی محتوای فیلد به كار می رود.اكسس از این فیلد هیچ استفاده ای نمی كند, ولی شما باید از این بخش برای شرح هر فیلد پایگاه داده استفاده كنید. اگر با سایر همكاران برروی یك پروژه پایگاه داده كار می كنید,هریك از شما باید هر فیلدی را كه به پایگاه داده اضافه می كنید را مستند كنید,تا دیگران از علت وجود فیلد كاملا آگاه باشند. توجه:فیلدها را بیش از حد مستند نكنید.برای نمونه,یك ستون خالی شرح بهتری از شرحی است كه تاثیری نداشته باشد.مثلا نوشتن شرح "فیلد سوم" زائد بوده و در واقع توضیحی نمی دهد.بعلاوه شرحی كه مشابه نام فیلد باشدنیز غیرضروری است. هرفیلدی به شرح نیاز ندارد.مثلا فیلدی با نام نرخ مالیات, در جدول دستمزد, به فیلد شرح احتیاجی ندارد. اگر نامی كه برای فیلد انتخاب می كنید بامعنی باشد اصلا به شرح نیاز ندارد. ستون میانی در پنجره Design View نوع داده را تعیین می كند.برای این فیلد,به اطلاعات بیشتری نیاز دارید.داده های اكسس به اشكال مختلفی ظاهر می شوند.شكل داده های فیلد مشخص كننده كاری است كه با فیلد و محتوای آن می توانید انجام دهید. ستون Data Type و كلیه موارد مربوط به آن در درس بعدی توضیح داده خواهد شد. هرگاه فیلدی (یا فیلدهایی)را اضافه كردید كه می خواهید كلید اصلی باشد,باید موقعی كه نشانگر ماوس روی سطر موردنظر است دكمه Primary Key را از میله ابزار فشار دهید(دكمه ای كه تصویر كلید روی آن است).یا می توانید با انتخاب سطر موردنظر از منو Edit گزینه Primary Key را انتخاب كنید. همچنین یك روش دیگر برای مشخص كردن كلید اصلی كلیك راست كردن برروی سطر مورد نظر و انتخاب Primary Key از منو ظاهر شده است. پس از انتخاب فیلد كلید اصلی اكسس در سمت چپ فیلد تصویر كلید را نشان می دهد. توجه كنید كه هر جدولی كه ایجاد می كنید باید حتما یك كلید اصلی داشته باشد در درسهای پیش در مورد كلید اصلی به طور مفصل صحبت كردیم. پس باید به یاد داشته باشیم كه در هنگام ایجاد جدول یك فیلد را به عنوان كلید اصلی انتخاب كنیم. توجه:برای اینكه بیش از یك فیلد را در كلید اصلی قرار دهید باید كلید Ctrl را پایین نگه دارید و همزمان سطرهایی را كه می خواهید به عنوان كلید اصلی باشند انتخاب كنید سپس از میله ابزار Primary Key را كلیك كنید. اكسس در سمت چپ كلیه فیلدهایی كه جز كلید اصلی هستند تصویر كلید را قرار می دهد. توجه:اگر فیلد كلید اصلی را تعریف نكنید در هنگام بستن یا ذخیره كردن جدول طراحی شده اكسس از شما سوال می كند كه آیا می خواهید چنین فیلدی داشته باشید اگر پاسخ Yes را بدهید اكسس فیلدی از نوع Auto Number(بعدا توضیح داده خواهد شد)به جدول اضافه كرده و آن را كلید اصلی قرار می دهد. اگر مطمئن هستید كه هرگز به كلید اصلی نیاز ندارید (معمولا به یك فیلد كلید اصلی نیاز است) No را انتخای كنید. درس تعریف جدول هم تمام شد حال شما می توانید جدول خود را ایجاد كنید ولی یك مشكل كوچك وجود دارد و آن هم نوع داده های موجود در ستون Data Type می باشد نوع داده ها خود بحث مفصلی است كه آنرا به درس بعدی موكول می كنیم.
آموزش اكسس (بخش چهارم - پایانی) تعریف انواع داده ها در درس پیش مبحث طراحی جدول را آغاز كردیم و پنجره Design View آشنا شدیدو توانستیم اقدام به ایجاد جداول جدید كنیم ولی یكی از مباحث مهم در طراحی جدول را ذكر نكردیم و قول آن را به جلسه بعد دادیم و آن مبحث كه در این درس به طور مفصل توضیح داده خواهد شد نوع داده های فیلدها می باشد. اگر به یاد داشته باشید در پنجره Design View ما برای تعریف كردن فیلدها از سه ستون Field Name و Data Type و Description استفاده می كردیم و همچنین گفته شد كه Field Name برای شرح نام فیلد و Description برای توضیح فیلد برای استفاده های بعدی می باشد. اما نكته ای كه اینجا قابل ذكر می باشد ستون Data Type می باشد كه نوع داده های هر فیلد را مشخص می كند مثلا داده های از نوع متن, عدد, تاریخ و غیره كه تمامی موارد در زیر به طور كامل شرح داده خواهند شد. هر داده ای نوع خاصی دارد. هرفیلد جدول, داده هایی از یك نوع خاص را می تواند در خود جای دهد.مثلا برای فیلدی با اسم "نام كارگر" باید داده هایی از نوع متن تعریف شود تا تمامی ركوردهای ثبت شده در این فیلد دارای یك نوع داده و آن هم از نوع متن باشند.لذا هرگاه جدولی طراحی می كنیم باید نوع داده هر فیلد را از فهرست پایین جهنده ستون Data Type انتخاب كنیم.(برای نمایش فهرست ستون Data Type كافی است بر روی فلش موجود در این ستون كلیك كنیم تا فهرستی از نوع تمامی داده هایی كه می شود در اكسس ثبت كرد برای ما نشان داده شود) توجه: هنگامی كه موردی را از فهرست بازشونده Data Type انتخاب می كنیم اكسس فهرستی از اطلاعات را در بخش زیرین پنجره نمایش می دهد كه به آنها Field Properties (یا خصوصیات فیلد) گفته می شود. مثلا وقتی ما فیلدی از نوع Text (متن) را از ستون بازشونده انتخاب می كنیم. در زیر همین پنجره خصوصیات فیلد مربوط به متن برای ما نشان داده می شود. حال در زیر به تشریح تمامی انواع داده ها می پردازیم: داده از نوع Text(متن): از داده نوع Text در فیلدهایی كه حروف, واژه ها, اسامی و عبارات را نگه می دارد استفاده می شود. لازم نیست كه محتوای فیلد متن فقط متون الفبایی باشد بلكه می تواند اعداد و علایم خاص نیز باشد. ولی توجه كنید كه برای اعدادی كه در محاسبات از آنها استفاده می كنید, از فیلد نوع متن استفاده نكنید. فیلد متن برای داده های مناسب است كه می خواهید آنها را نگهدارید و نه آنهایی كه قصد انجام محاسبه بر روی آنها را داشته و یا به عنوان تاریخ و زمان بكار ببرید.مثلا داده های با عنوان "نام" باید در این نوع فیلد ذخیره شوند. توجه: از فیلد متنی برای داده های با طول حداكثر 255 كاراكتر استفاده كنید. اگر طول داده بیش از این مقدار است, از داده نوع Memo استفاده كنید. همچنین دقت كنید كه برای كنترل طول فیلد متنی, از خصوصیات فیلد استفاده كنید.مثلا می توانید از اكسس بخواهید تا در هز ركورد فیلد متنی, تا 255 حرف را نگهدارد. آدرس و شماره تامین اجتماعی مثالهای كاملی از داده های متنی هستند كه از اعداد و علایم خاص (مانند تیره و ویرگول) تشكیل می شوند. داده از نوع Memo (یادداشت): از داده نوع Memo برای فیلدهایی استفاده می شود كه تا 64000 كاراكتر (شامل حروف, اعداد و كاركترهای خاص) طول دارند.تعیین طول فیلدهای Memo ضروری نیست چون اكسس فقط به همان مقدار كه لازم است برای آنها جا تعیین می كند. در واقع جدولهایی كه فیلد Memo دارند, ركوردهایی با طول متغیر دارند, چون طول فیلد Memo در هر ركورد, با ركوردهای دیگر فرق دارد. مثال برای این نوع فیلد, فیلدی به نام "توضیحات" می تواند باشد. توجه كنید كه اگر بخواهید متون شكل بندی شده ای مانند متون واژه پردازی شده در Word را در اكسس نگه داری كنید باید از داده های نوع OLE استفاده كنید نه داده های نوع Memo. داده از نوع Number (عدد): هر داده ای از جدول را كه بخواهید در محاسبات بكار ببرید, از نوع Number تعریف كنید. داده از نوع Number برای تمامی ارقام, بجز مقادیر پولی و ارقام با دقت زیاد كه در محاسبات علمی بكار میرود مناسب است.(توجه كنید كه از داده نوع Currency (ارز) برای ارقام پولی و دقت بالا استفاده می شود). اكسس در ارقام با دقت بالا زیاد دقیق نیست مگر اینكه از داده نوع Currency استفاده كنید.مثال برای داده های نوع Number می تواند مثلا شماره كدپستی یا شماره كارگری باشد. داده از نوع Data/Time (زمان/تاریخ): داده های از نوع تاریخ و زمان را در فیلدهایی كه نوع آنها Data/Time است نگهدارید. از این نوع داده در فیلدهایی مانند تاریخ استخدام و زمان ملاقاتها استفاده می شود. وقتی فیلدهای تاریخ و زمان را از نوع Data/Time تعیین می كنید, اكسس به شما امكان مرتب كردن آنها را بر اساس تاریخ و زمان می دهد. مثلا می توانید گزارشی از تمامی كرامندانی كه تاریخ شروع به كار آنها اول مهرماه 1377 بوده است و یا فهرستی از تمامی حسابهایی كه بیش از 60 روز به سررسید آنها مانده را چاپ كنید. فیلد داده از نوع Currency (ارز): از این نوع داده ها برای نگهداری مقادیر پولی یا ارزی استفاده می شود. داده از نوع Currency, كاربر را مطمئن می سازد كه مقادیر پولی/ارزی كه در محاسبات بكار می روند به درستی گرد شده اند.(ولی یك مشكل كوچك در اكسس 2000 در این نوع فیلد برای ثبت نتایج به ریال وجود دارد) اكسس تمامی مقادیر پولی/ارزی را با 15 رقم در سمت چپ و چهار رقم در سمت راست نقطه اعشار(ممیز كسری) نگه می دارد, لذا می توانید اعداد با دقت بالا را در فیلدهای پولی نگه دارید. از مثالهای بارز این نوع فیلد مقدار حقوق كارمند را می توان ذكر كرد. فیلد داده از نوع Auto Number (عدد خودكار): وقتی كه فیلدی را را از نوع داده Auto number تعریف می كنید, با هر ركوردی كه به جدول اضافه شود اكسس بطور خودكار عددی را در این فیلد نگه می دارد.سه نوع ارقامی كه اكسس در فیلد عدد خودكار نگه می دارد, عبارتند از: ---------------- اعداد متوالی: هنگامی كه ركورد جدی را به جدول اضافه می كنید, اكسس رقمی متوالی را تخصیص می دهد كه از 1 شروع می شود. مقادیر متوالی Auto Number معمولا برای كلید اصلی جدول بكار برده می شوند. اعداد تصادفی: اكسس در ركورد جدید به این فیلد, عددی منحصر به فرد و تصادفی را اختصاص می دهد. اعداد شناسائی انعكاسی: اكسس مقدار منحصر به فردی را به این فیلد تخصیص می دهد كه پایگاه داده های تكرار شونده را با یكدیگر هماهنگ می كند. ---------------- فیلد داده از نوع Yes/No (بلی/خیر): فیلدی كه از نوع Yes/No تعریف می شود به ازای Yes عدد 1- و به ازای No عدد 0 را دارا می شود. با استفاده از بخش Filed Properties در پنجره مذكور می توانید بسته به دلیل استفاده از فیلد, یكی از سه حالت Yes/No, True/False (درست یا غلط) یا On/Off (روشن و خاموش) را به كار ببرید. از موارد استفاده از این نوع داده می توان به متاهل بودن اشاره كرد كه می تواند یا بله یا خیر را دربرگیرد. فیلد داده از نوع شی OLE: OLE مخفف Object Linking and Embedding (اتصال و نشاندن شی) است. اگر برنامه دیگری تحت ویندوز از OLE پشتیبانی كند یعنی بتواند شی قابل انتقال به برنامه دیگری را ایجاد كند آنگاه فیلد شی OLE در اكسس نیز قادر خواهد بود تا آن داده را در خود نگه دارد. فیلدهای OLE برای نگهداری اشیایی از قبیل عكس, تصاویر ویدیوئی و صدا مناسب است. (همانطور كه ملاحظه می كنید, پایگاه داده اكسس علاوه بر داده های عددی و متنی می تواند انواع متنوع دیگری از داده ها را نیز نگه دارد.) وقتی كه فیلدی از نوع OLE را در جدول قرار می دهید, می توانید علاوه بر مثلا اطلاعات مربوط به اقلام موجودی, تصویر آن را نیز به شكل یك شی OLE در درون فیلد OLE قرار دهد. به این ترتیب هنگامی كه ركورد را نمایش می دهید, اكسس داده های ركورد را همراه با تصویر نمایش می دهد. برای نگهداری فیلدهای از نوع OLE در پایگاه داده اكسس به نرم افزاهای كمكی از قبیل برنامه های گرافیكی و یا صفه گسترده نیاز دارید. داده از نوع Hyperlink (ابرمتن): این نوع فیلد برای نگهداری ابرمتنها بكار می روند. اگر تا حالا تجربه كار كردن با برنامه های طراحی صفحات وب یا كاركردن با كدهای HTML را داشته باشید منظور از ابرمتنها را به خوبی می دانید. ابرمتنها در واقع لینكهای اینترنتی هستند كه ما را به صفحات مختلف در اینترنت هدایت می كنند مثلا ما اگر لینكی به صورت http://www.yahoo.com داشته باشیم و برروی آن كلیك كنید ما را به صفحه یاهو خواهد برد و در واقع این نوع فیلد از انواع فیلدهایی است كه به ندرت مجبور به استفاده از آن می شویم. عملكرد آنها درست مانند فیلو از نوع متن می باشد با این تفاوت كه در اینجا هر متنی را كه برای نگهداری تایپ كنیم در واقع آن لینكی از به یك صفحه اینترنتی. از موارد استفاده از این فیلد می توان به نگهداری آدرسهای اینترنتی مرتبط با شركت اشاره كرد. داده از نوع Lookup Wizard (جادوگر جستجوگر): هنگامی كه فیلدی از نوع Lookup Wizard ایجاد می كنید, اكسس با بكار گرفتن جادوگری به آن امكان می دهد تا بجای یك مقدار, فهرستی از مقادیر را نگهدارد. این فیلد می تواند فهرستی از مقادیر را از یك جدول یا بازجست و یا فهرستی از مقادیر ثابتی كه در هنگام ایجاد فیلد تعریف كرده اید,( برای فهرستهایی كه مقادیر ثابتی دارند) باشد. فرض كنید كه شركتی به پنج كشور كالا می فروشد. هنگام طراحی پایگاه داده می توانید با بكار انداختن Lookup Wizard, فهرست ثابتی از اسامی كشورها بسازید كه در هنگام ورود داده ها به جدول, ظاهر شود. هنگام كه كاربر بخواهد كشوری را انتخاب كند به جای تایپ نام كشور برای هر ركورد فقط باید از فهرست ثابت انتخاب كند. حال شما قادر به شناسایی انواع داده های موجود در اكسس می باشید و با نوع عملكرد آنها آشنا هستید و تا حدودی قار به ایجاد جدول هستید .
آموزش اكسس (بخش چهارم - پایانی) خصوصیات فیلدها اگر به خاطر داشته باشید در دروس قبلی شروع به طراحی پایگاه داده های خود كردیم و در مورد پنجره Design View كه ما را در طراحی جداول یاری می كند به طور مفصل صحبت شد. همچنین در درس قبل در مورد انواع داده هایی كه از طرف اكسس پشتیبانی می شود و شما می توانید از آنها در ایجاد جداول خود كمك بگیرید بحث كردیم. حال كه ما با انواع داده ها آشنا شدیم وقت آن رسیده است كه به تنظیم خصوصیات این داده ها بپردازیم و این همان موضوعی است كه در این درس به آن پرداخته شده است. تعریف خواص فیلد: به محض آنكه شما نوع داده را از لیست قسمت Data Type انتخاب كردید در پایین همان پنجره قسمتی كه به Field Properties مشهور است در پایین گوشه چپ نمایان می شود كه در این پنجره كوچك كه دارای دو شاخص General و Lookup می باشد ما اقدام به تنظیم خواص فیلد می كنیم. بسیاری از فیلدهای خواص فیلد, اختیاری است. برخی از فیلدها به هیچ فیلد خاصه ای نیاز ندارند حال آنكه برخی دیگر از فیلدها به چندین فیلد خاصه نیاز دارند. شما می توانید در شكل 101 در زیر پنجره خواص فیلد برای یك فیلد متنی را مشاهده كنید. هر فیلدی كه دارای نوع خاصی است همچنین دارای خصوصیات مربوط به خود می باشد كه با خصوصیات دیگر فیلدها متفاوت می باشدمثلا در شكل بالا ما از لیست باز شده Text را كه فیلد متنی ایجاد می كند را انتخاب كردیم اگر به جای آن یك نوع دیگر فیلد مانند Number (اعداد) را انتخاب می كردیم خصوصیات فیلد ما كه در پایین پنجره مشخص است متفاوت از این شكل می شد یعنی فیلد متنی خصوصیات مربوط به خود را دارد و فیلد اعداد خصوصیات متمایز از فیلد متنی این موضوع در مورد انواع دیگر داده نیز صدق می كند. همانطور كه برای فیلد خود نوع داده ای را انتخاب كردیم مانند Text باید برای آن خصوصیات مخصوص به خود را نیز ذكر كنیم. برای این كار می توانیم بر روی كادرهای موجود در قسمت خصوصیات فیلد كلیك كرده و مقدار مورد نظر خود را در آنها وارد كنیم كه در طول این درس ما با نحوه عملكرد كادرهای خصوصیات فیلد آشنا خواهیم شد. بخش Field properties (خصوصیات فیلد) خاصه هایی از قبیل اندازه فیلد, شكل نمایش و تعداد اعشار را مشخص می كند. هر نوع فیلد داده, مجموعه فیلدهای خاصه خودش را دارد. در زیر به ترتیب به معرفی خاصه های مختلف هریك از انواع داده می پردازیم. خواص فیلد متنی: در زیر هر یك از مقادیر خاصه های فیلد از نوع Text را تشریح كرده ام: ---------------> Field Size(اندازه فیلد): حداكثر طول داده ای را كه در فیلد قابل نگهداری است تعیین می كند مثلا اگر ما بخواهیم كه كاربر در فیلد نام بیش از 15 كاراكتر قرار ندهد می توانیم با تنظیم این خصوصیت روی 15 بیش از این مقدار را قبول نكنیم. Format(شكل): شكلی را كه اكسس برای نمایش داده فیلد بكار می برد تعیین می كند. مثلا ما می توانیم در این قسمت تعیین كنیم كه حرف اول فیلد ما به صورت بزرگ نشان داده شود. Input Mask(قالب ورودی): نحوه ورود داده به فیلد را تعیین می كنیم مثلا اگر ما كد كارگری به شكل 2225-2 داشته باشیم می توانیم تعیین كنیم كه كاربر به هنگام وارد كردن كد در این قسمت حتما باید در دومین كاراكتر خط فاصله قرار دهد. Caption(عنوان): پیامی است كه در هنگام انتخاب فیلد در حالت نمایش Datasheet در میله وضعیت نمایش داده می شود. Value Default(مقدار پیش فرض):مقداری است كه كاربر همواره در فیلد مشاهده می كند مگر آنكه آن را تغییر دهد مثلا در فیلد جنسیت می توان نام مرد را همواره برای كاربر نشان داد و اگر كاربر مایل باشد می تواند آن را تغییر دهد و یا آنرا به صورت پیش فرض قبول كند. Validation Rule(قاعده مقبولیت): مقادیری كه كاربر در فیلد وارد می كند را محدود می سازد (در این مورد در دروس آتی بیشتر صحبت می كنیم) Validation text(متن مقبولیت):پیام خطایی است كه در صورتیكه كاربر اقدام به ورود مقداری كند كه قاعده مقبولیت را نقض كند نمایش داده می شود. Required(ضرورت):مشخص می كند كه آیا كاربر می تواند در هنگام ورود داده در جدول این فیلد را خالی رد كند یا حتما باید مقداری در آن وارد كند مثلا اگر كاربر فیلد كه كلید اصلی می باشد خالی رد كند برنامه با مشكل روبرو می شود. Allow Zero Length(مجاز بودن طول صفر): مشخص می كند كه آیا متنی با طول صفر در فیلد قابل قبول است یا نه. Indexed(نیاز به ایجاد اندیكس):مشخص می كند كه آیا فیلد به اندیكس نیاز دارد یا نه. فیلد اندیكس مرتب كردن و جستجو را تسریع می كند. Unicode Compression(فشرده سازی یونیكد): در این قسمت تعیین می كنیم كه مایلیم فیلد ما با استفاده از سیستم Unicode فشرده سازی شود كه این گزینه برای قابلیت فارسی نویسی در اكسس مفید می باشد.(در مورد سیستم Unicode می توانید به دروس HTML در همین سایت مراجعه كنید). --------------- توجه: هنگامی كه خاصه اندازه فیلد را معین می كنید, آنرا بزرگتر از آنچه واقعا نیاز دارید قرار ندهید. اكسس فضای تخصیص یافته را بر مبنای این مقدار تعیین می كند, صرفنظر از اینكه طول به كار گرفته شود یا خیر. در صورت بزرگتر گرفتن آن , فضای دیسك بیهوده اشغال می شود. فیلدهای Format(شكل) و Input Mask(قالب ورودی) پیچیده ترین خاصه های هر فیلد هستند. به عبارت دیگر, هنگامی كه نحوه نمایش و ورود داده با استفاده از این خاصه ها را یاد می گیرید چنان است كه گویی زبان جدیدی را فرامی گیرید. اینكه اكسس چگونه داده های وارد شده در فیلد را نمایش دهد, توسط فیلد خاصه Format تعیین می شود و خاصه Input Mask چگونگی ورود داده در فیلد را تعیین می كند. در زیر مقادیری را كه شما می توانید در فیلد خصوصیت شكل Format وارد كنید تشریح شده اند كه به وسیله آنها می توانید نحوه نمایش داده ها را تعیین كنید: ---------------> ! : برخلاف پیش فرض تراز از سمت راست, داده های درون فیلد را تراز به سمت چپ می كند. * : در این مكان از فیلد كاراكتری باید قرار گیرد. & : در این مكان از فیلد وجود كاراكتر دلخواه است. (الزامی نیست) < : در این مكان از فیلد كاراكتر به حروف كوچك تبدیل می شود. > : در این مكان از فیلد كاراكتر به حروف بزرگتر تبدیل می شود. : بجای اینكه كاراكتر بعدی را حرفی در نظر گیرد, آنرا بعنوان كد شكل در نظر می گیرد. (برای نمایش * مفید است, در غیر اینصورت اكسس ستاره به عنوان كاراكتر علامت محل فیلد در نظر می گیرد.) -------------- مثال: بنابراین اگر خاصه format فیلدی را &>&&&&& تعیین كنید و نخستین ركورد جدول بصورت lw3dp2 باشد اكسس آنرا به lw3dP2 تبدیل می كند (كاراكتر > حرف P را به صورت حرف بزرگ P نشان می دهد). در زیر هم به معرفی مقادیری كه شما می توانید در خاصه Input Mask قرار دهید ذكر شده اند: -------------> 0 : در این مكان از فیلد عدد باید باشد. 9 : در این مكان از فیلد عدد یا فاصله باید باشد. # : در این مكان از فیلد عدد, علامت مثبت, علامت منفی یا فاصله می تواند قرار گیرد. 1 : در این مكان از فیلد باید یك حرف الفبایی باشد. ؟ : در این مكان از فیلد هر حرف الفبایی به دلخواه می تواند باشد. A : در این مكان از فیلد باید یك حرف یا یك عدد باشد. a : در این مكان از فیلد به دلخواه یك حرف یا عدد می تواند قرار گیرد. & : در این مكان از فیلد باید یك كاراكتر یا فاصله قرار گیرد. c : در این مكان از فیلد یك كاراكتر دلخواه قرار می گیرد. > : كاراكتر در این محل به حرف بزرگ تبدیل می شود. < : كاراكتر در این محل به حرف كوچك نبدیل می شود. ! : باعث می شود تا كاراكترهای ورودی در فیلد به جای آنچه از سمت راست شروع شوند, از سمت چپ شروع شوند. : بجای اینكه كاراكتر بعدی را حرفی در نظر بگیرد آنرا به عنوان كد شكل در نظر می گیرد (برای نمایش كاراكترهای مانند * و ! مناسب است.) -------------- مثال: بنابراین اگر خصوصیت شكل فیلدی را 0000-000(9999) تعریف كنید اكسس كاربر را مجبور خواهد كرد تا شماره تلفن را به شكل ده رقمی وارد كند. خواص فیلد Memo: داده از نوع Memo (یادداشت) مقادیر خاصه های فیلد زیر را نیز داراست, كه تمامی آنها در بالا بخش مربوط به فیلد Text تشریح شدند پس فقط به ذكر آنها بسنده كرده و آنها را توضیح نمی دهیم: Format (شكل), Caption(عنوان), Default Value(مقدار پیش فرض), Validation Rule(قاعده مقبولیت), Validation Text(متن مقبولیت), Required(لازم بودن), Allow Zero Length(مجاز بودن طول صفر), Unicode Compression(فشرده سازی یونیكد). به عبارت دیگر اگر فیلدی از نوع Memo داشته باشید می توانید درست مشابه فیلد متن شكل, عنوان و سایر خصوصیات آنرا را تعریف كنید. خواص فیلد عددی: در زیر مقادیر خاصه های فیلد از نوع Number تشریح شده است( به خاطر تكرار نكردن آنچه قبلا ذكر شد آنهایی كه مشابه فیلد از نوع Text می باشند ذكر نشده اند تا فقط موارد جدید به اطلاع شما برسند): -------------> Field Size(اندازه فیلد):اگر فیلدی از نوع عدد داشته باشید و بخواهیم اندازه فیلد را در خصوصیات آنرا تعریف كنید شما می توانید از لیست موجود در این قسمت یكی را انتخاب كنید كه هر كدام را عناصر لیست را با نوع كاربرد آنرا ذكر می كنیم: Byte(برای نگهداری یك عدد كوچك بین 0 تا 255), Integer(یك عدد بزرگتر تا 32767), Long Integer(یك عدد باز هم بزرگتر تا 2/1 میلیون), Single(عدد اعشاری), Double(عدد اعشاری با دقت زیاد), Replication ID( یك مقدار عدد شناسائی انعكاسی برای هماهنگ كردن چندین جدول پایگاه داده), Decimal(برای اعدادبر مبنای دسیمال). Format(شكل): در این بخش از خصوصیات هم باید یكی از موارد موجود در لیست را انتخاب كنید كه به ذكر آنها بسنده می كنیم: General Number(برای مقادیر معمولی), Currency(برای مقادیر پولی), Euro(برای مقادیری با واحد پول یورو), Fixed(همواره باید یك رقم اعشار داشته باشد), Standard(كه در اعداد بزرگ ویرگول نشان می دهد), Percent(برای نمایش ارقام درصدی همراه با علامت درصد),Scientific(برای نمایش ارقام علمی). Decimal Places(ارقام اعشار): تعداد ارقام اعشاری كه برای یك مقدار نشان داده می شود. ------------- دیگر موارد موجود در خصوصیات فیلد از نوع عدد تكراری بوده و انها را می توانید مانند فیلد از نوع متن تنظیم كنید. اگر داده ای كه در فیلد وارد می كنید بزرگتر از نوع داده انتخابی باشد, اكسس پیام خطایی مبنی بر وجود مشكل را نمایش می دهد. خواص فیلد تاریخ/زمان: در زیر به تشریح هر یك از مقادیر خاصه های فیلد تاریخ/زمان می پردازیم توجه كنید كه از ذكر موارد تكراری اجتناب شده است. ------------> Format(شكل): در این بخش از خصوصیات باید از لیست موجود یكی را به دلخواه و نحوه عملكرد برنامه انتخاب كنید: General Data (برای تاریخ به شكل 1382/4/20 و زمان به شكل 3:12:2 عصر ), Long Data(برای نشان داده تاریخ به شكل بلند كه در آن نام ماه ذكر شده است), Medium Data(برای نشان دادن تاریخ به شكل 82-مرداد-20), Short Data(برای نشان دادن تاریخ به شكل معمول و كوچك), Long Time(برای نشان دادن زمان به شكل 3:12:2 عصر ), Medium Timeبرای نشان داده زمان به شكل 3:12 عصر ), Short Time(برای نشان دادن زمان به صورت 3:12). ------------ دیگر موارد و خصوصیات موجود در این نوع داده مانند داده از نوع Text می باشد. توجه: اگر هیچ یك از اشكال دقیقا آنچه لازم دارید نبود, می توانید شكل مورد نظر خود را, با كاراكترهای خاص بسازید كه این مبحث یك مبحث طولانی می باشد در برنامه ما نمی گنجد شما می تواند برای اینكار از Help بهره بگیرید. خواص فیلد Currency (ارز/پول): این نوع از فیلد در واقع زیرمجموعه ای از داده نوع عدد می باشد كه خصوصیات آن مانند داده از نوع عدد می باشد ولی باید برای ایجاد داده از نوع ارز از قسمت Format مورد Currency انتخاب شود. خواص فیلد از نوع Auto Number(عدد خودكار): در زیر هر یك از موارد و خصوصیات داده از نوع عدد خودكار شرح داده شده است: ------------> Fielg Size(اندازه فیلد): اگر می خواهید به صورت پیش فرض از این نوع داده استفاده كنید از لیت باز شده Long Integer را انتخاب كنید ولی اگر می خواهید از پایگاه داده تكرار شونده استفاده شود باید Replication ID انتخاب شود. New Values(مقادیر جدید): باید تعیین كنید كه اكسس اعدادی را كه در این فیلد قرار می دهد از نوع Increment(به صورت افزایشی) یا از نوع Random(به صورت تصادفی) باشد. Format(شكل): لیست موجود در این بخش از خصوصیات فیلد درست مانند داده از نوع عدد می باشد كه می توانید مانند آن یكی از مقدارهای موجود را انتخاب كنید.) ------------ دیگر خصوصیات موجود در این نوع داده در بالا ذكر شده كه از تكرار كردن آنها اجتناب می كنیم. خواص فیلد Yes/No(بلی/خیر): هر یك از خصوصیات این فیلد در زیر تشریح شده است و طبق معمول از تكرار اجتناب كرده ایم: -----------> Format(شكل): برای اینكه نحوه نمایش فیلد برای اكسس مشخص شود یكی از حالات Yes/No(بلی یا خیر), True/False(درست/غلط), On/Off(روشن/خاموش) را می توانید انتخاب كنید.
آموزش اكسس (بخش چهارم - پایانی) خواص فیلد شی OLE : خواص موجود در این نوع از فیلد كه دو مورد می باشد در قسمتهای دیگر این درس ذكر شده كه بسیار ساده و پیش پا افتاده می باشد. خواص فیلد از نوع Hyperlink(ابرمتن): خاصیتهای موجود برای این نوع از داده همانند خواص موجود برای داده از نوع Text(متن) می باشد كه من ضرورتی در تكرار موارد ساده ای مانند این نمی بینم. خواص فیلد Lookup Wizard(جادوگر جستجوگر): داده از نوع Lookwizard جادوگری را به كار می اندازد كه شما با طی مراحل این جادوگر و انتخاب جدول و فیلدهای جدولهایی كه انتخاب كرده اید و می خواهید داده ها از آنها استخراج شده و در مقابل كاربر نشان داده شود خصوصیات متفاوتی را برای شما نمایان می كند.(توجه كنید كه برای استفاده از جادوگر جستجو قبلا باید جدولی داشته باشید كه داده ها از آن استخراج شده و در این قسمت قرار داده شود پس اول جدولی حاوی داده هایی كه می خواهید در لیست قرار داده شود ایجاد كرده وسپس از جادوگر استفاده كنید). بعد از طی مراحل جادوگر و ایجاد آن شما می توانید بر روی شاخص Lookup موجود در قسمت خصوصیات فیلد كلیك كرده تا خصوصیات مربوط به جادوگر طراحی شده برای شما نمایان شود در زیر هر یك از این خصوصیات موجود تشریح شده است: -----------> Display Control(كنترل نمایش داده شده): این خاصه مشخص می كند كه در هنگام دریافت اطلاعات در حالت نمایشی Datasheet چه كنترلی در این فیلد اعمال شود لیست موجود در این قسمت حاوی Text Box(جعبه متن), List Box(جعبه لیست شده), Combo Box(جعبه تركیب) می باشد. Row Source Type(نوع ماخذ سطر):مشخص كننده جایی است كه داده از آن منشا می گیرد. گزینه های ممكن عبارتند از Table/Query(جدول یا بازجست), Value List( داده هایی كه وارد می كنید), Field list(فهرستی از فیلدهای یك جدول یا جستجو). Row Source(ماخذ سطر): می تواند یك جدول یا بازجست یا معمولا یم عبارت SQL باشد. از شنیدن عبارت SQL مضطرب نشوید نمایشش شاید به چشم گیج كننده برسد اما در واقع همان چیزی است كه هنگام ایجاد بازجست آنرا می سازید. پس زیاد این قسمت از خصوصیات را دستكاری نكنید تا با آن بیشتر آشنا شوید. Bound Column(ستون مقید): ستونی از List Box یا Combo Box است كه قبلا انتخاب شده است و این فیلد داده های نمایش را از آن برمی دارد. Column Count(تعداد ستونها): تعداد ستونهای ماخذ سطری است كه می خواهید نمایش داده شود. Column Heads(عناوین ستونها): تعیین می كند كه آیا برای ستونها عنوانی نیز نمایش داده شود یا نه. Column width(پهنای ستونها): پهنای هر یك از ستونها را بر حسب سانتیمتر نشان می دهد كه با ویرگول از هم جدا شده اند. List Rows(تعداد سطور فهرست): این خصوصیت همانطور كه از نامش پیدا است تعداد ستونها نمایش داده شده را تعیین می كند. List Width(پهنای فهرست): پهنای كلی Combo Box یا List Box را مشخص می كند. Limit to list(محدود به فهرست): مشخص می كند كه آیا كاربر باید از فهرست انتخاب كند یا این كه می تواند مقادیر مورد نظرش را نیز وارد كند. ---------- Lookup Wizard قابلیتی جالب است, این قابلیت ابزار قدرتمند و سودمندی است. هر چند تا زمانی كه قدری با اكسس كار نكنید از این فهرستها در جدول استفاده نخواهید كرد, لیكن هنگامی كه آماده استفاده از آن شدید متوجه خواهید شد كه كار با آنها ساده است. خواص جستجو: در قسمت خصوصیات فیلد سربرگ دیگری به نام Lookup وجود دارد كه آنرا می توانید برای بعضی از نوع داده ها تنظیم كنید نه برای همه و كار با این سربرگ بسیار ساده و راحت است و تمامی موارد موجود در آن را توضیح داده ایم وشما در كار كردن با آن كه بسیار كم به آن احتیاج خواهید داشت مشكلی نخواهید داشت. ذخیره كردن جدول: در هنگام طراحی جدول حتما به خاطر داشته باشید كه كلید اصلی را در آن ایجاد كنید یا به عبارت دیگر بهتر است قبل از هر كاری كلید اصلی را در ابتدای جدول ایجاد كنید. اما بعد از اینكه جدول خود را به طور كامل تعریف كردیدباید آنرا ذخیره كنید. برای این كار می توانید با زدن علامت ضربدر گوشه سمت راست بالا جدول اقدام به بستن جدول كنید و هنگام سوال كردن از شما مبنی بر ذخیره جدول آنرا تائید كرده و نامی را كه در نظر دارید به جدول خود اختصاص دهید. پس از این كار جدول بسته خواهد شد و نام آنرا می توانید در میان فهرست جداول موجود ببینید. حالا شما قادر به طراحی جداول می باشید هرچند كه پیچیده باشند و به مرور زمان در این كار استاد خواهید شد. حال كه شما می توانید اولین شی موجود در پایگاه داده خود را ایجاد كنید پس اقدام به اینكار كرده و چندین جدول را برای برنامه خود ایجاد كنید كار زیبا و لذت آوری است. ورود داده‌ها به جدول حال كه در سه درس قبلی با طراحی جداول در اكسس آشنا شدید و موفق شدید كه اولین جدول خود را طراحی و در پایگاه داده قرار دهید موقع آن رسیده است كه از جداول طراحی شده توسط خودتان استفاده كامل را ببرید یعنی داده ها خود را برای نگهداری و انجام عملیات در جداول خود وارد كنید و این موضوع یعنی وارد كردن داده ها در جدول و اصلاحات در آنها موضوع درس این جلسه می باشد. در ادامه این درس به بررسی راه كارهای موجود برای وارد كردن اطلاعات در جدول های طراحی شده خواهیم پرداخت. شاید ساده ترین و پركاربردترین راه برای ورود داده ها, استفاده از حالت نمایشی Datasheet یا صفحه گسترده باشد.اگر تا به حال تجربه كاركردن با برنامه هایی مانند Microsoft Excel را داشته باشید حتما تشابه بسیار بین این برنامه و حالت نمایشی Datasheet خواهید دید. با استفاده از حالت نمایشی Datasheet به راحتی می توانید مقادیر را در سطرها (ركوردها) و ستونهای (فیلدها) جدول وارد كنید.در این حالت نمایشی با ورود مقادیر در سطرها و ستونها در واقع ركوردها و فیلدهای جدول را پر می كنید. علاوه بر ورود داده های جدید هنگامی كه خطایی در داده وارد شده مشاهده كنید یا وقتی بخواهید مقادیر را تغییر دهید با ید داده های موجود را اصلاح كنید. اكسس برای جستجو و اصلاح محتوای جدول ها, در حالت نمایشی Datasheet ابزارهای اصلاحی متعددی دارد. حالت نمایشی Datasheet علاوه بر ورود و اصلاح داده ها, می تواند در میان داده های مورد نظر جستجو كند. مقدمات جهت افزودن داده ها به جدول : هنگامی كه با استفاده از حالت Design جدولی ایجاد كردید برای ورود داده ها به آن آمادگی خواهید داشت. پس اگر جدولی طراحی نكرده اید یك جدول طراحی كنید و اگر جدولی از پیش طراحی شده دارید مراحل زیر را طی كنید: 1) از لیست جدولهای موجود جدولی را كه می خواهید داده ها را در آن وارد كنید انتخاب كنید, برای اینكار كافی است بر روی نام جدول موردنظر یك بار كلیك كنید. 2)برای باز كردن جدول روی كلید Open كلیك كنید. اكسس جدول را در حالت نمایشی Datasheet نمایش می دهد. اگر اولین دفعه باشد كه اقدام به وارد كردن داده در جدول موردنظر می كنید جدول به صورت خالی ظاهر می شود ولی اگر داده ای قبلا در آن وارد كرده باشید داده های موجود نیز نشان داده خواهند شد. توجه: اگر قصد داشته باشید كه تغییری در ساختار جدول ایجاد كنید باید بر روی دكمه Design كلیك كنید تا بتوانید قسمتهای موردنظر خود را تغییر داده یا فیلدهای جدید خود را به آن اضافه كنید( در این مورد به صورت مفصل قبلا صحبت كرده ایم) هنگامی كه برای اولین بار حالت نمایشی Datasheet ظاهر می شود, اكسس نشانگر را در ابتدای نخستین فیلد در نخستین ركورد قرار می دهد. ورود داده ها در جدول : به طور حتم تا حالا متوجه شده اید كه برای وارد كردن داده ها در جدول به مهارت خاصی نیاز ندارید. شروع به وارد كردن نخستین مقدار در جدول كنید تا اكسس آنرا از شما قبول كند. با استفاده از تمامی كلیدهای صفحه كلید می توانید به راحتی داده ها را در جدول وارد كرده و بین فیلدها و ركوردهای مختلف گشت بزنید. توجه: اگر برای فیلدی خصوصیات ویژه ای را تعریف كرده باشید باید مطابق با آن عمل كنید. مثلا اگر طول فیلی را 12 كاراكتر تعیین كرده باشید, اكسس فقط امكان ورود 12 كاراكتر را به شما خواهد داد. اگر توجه كرده باشید متوجه می شوید كه هنگامی كه شما شروع به وارد كردن اولین مقدار در نخستین فیلد ركورد كردید, اكسس به طور خودكار ركورد خالی بعدی را ایجاد می كند. بدین ترتیب می توانید پس از اتمام ورود داده در اولین ركورد به ركورد بعدی بروید. همچنین اگر دقت كنید ستاره ای را در ابتدای ركورد خالی می بینید این ستاره به این معنا است كه ركورد جدید بوده و خالی نمی باشد. اگر در این ركورد جدید داده ای وارد نكنید اكسس آن را در جدول ذخیره نخواهد كرد. یكی از راههای متداول حدكت كردن در بین فیلدهای جدول استفاده از كلید Tab است اگر كلید Tab را فشار بدهید به فیلد بعدی موجود در جدول می روید و همچنین اگر Shift+Tab را فشار دهید به فیلد قبلی موجود در جدول هدایت خواهید شد. همچنین می توانید با اشاره گر ماوس بر روی فیلد مورد نظر كلیك كرده و اقدام به ورود داده كنید. همواره نیم نگاهی هم به میله وضعیت در پایین پنجره حالت نمایشی Datasheet داشته باشید. وقتی كه داده ها را در فیلدهای جدولی وارد می كنید میله وضعیت توضیحی در باره آن فیلد می دهد. در واقع این توضیح همان توضیحی است كه شما در هنگام طراحی جدول در قسمت Description (شرح) فیلد واردكرده اید و حال برای اطلاع كاربر در میله وضعیت نشان داده می شود. مثلا اگر در قسمت Description فیلد نام متن "نام كامل خود را وارد كنید" را وارد كرده باشید هنگامی كه كاربر می خواهد این فیلد را در جدول پر كند در میله وضعیت عبارت "نام كامل خود را وارد كنید" را می بیند. توجه: در ابتدای ركوردی كه در حال ورود داده یا اصلاح آن هستید شكلك مداد نمایش داده می شود. توجه كنید هنگامی كه تمامی فیلدهای یك ركورد را پر كردید و به ركورد بعدی رفتید اكسس به طور خودكار ركورد را ذخیره می كند. در این صورت در صورت به وجود آمدن اتفاق غیر قابل پیش بینی شما حداقل اطلاعات را از دست خواهید داد. ولی چنانچه مایل هستید به صورت دستی در میانهای وارد كردن داده ها در یك ركورد آن ركورد را ذخیره كنید می توانید از كلیدهای Shift+Enter استفاده كنید. اصلاح فیلدهای جدول : در اكسس تغییر داده های وارد شده بسیار آسان است. فقط كافی است كه با استفاده از كلیدهای Tab و Shift+Tab یا با بهره گیری از ماوس به فیلد مورد نظر خود بروید تا اكسس تمامی محتویات آن فیلد را به صورت پر رنگ درآورد.حال می توانید اقدام به ورود داده جدید در آن فیلد بكنید. فقط دقت كنید چون تمامی محتویات فیلد به حالت پررنگ است داده جدید جایگزین آنها خواهد شد. توجه: اكسس در ابتدای ركوردی كه در حال اصلاح است علامت فلش را قرار می دهد. در واقع سه علامت مداد(ورود داده), فلش(اصلاح داده) و ستاره(ركورد جدید)علامتهای متداول جدول است. اگر قصد ندارید كه تمامی محتویات فیلد را پاك كنید كافی است كلید F2 را فشار دهید تا داده از حالت پر رنگ خارج شود. بدین ترتیب داده جدید به داده قبلی در همان فیلد اضافه می شود.در واقع با زدن كلید F2 به حالت اصلاح وارد می شوید.البته توجه كنید كه با استفاده از ماوس می توانید در هرجایی از فیلد تغییرات لازم را بدهید و استفاده از ماوس در این كارها به مراتب راحتتر از صفحه كلید است. در اینجا ذكر این نكته را ضروری می بینم شما می توانید از كلیدهای صفحه كلید تمامی بهره را ببرید و همه كلیدها به طوری كه در برنامه های دیگر مانند ورد عمل می كنند در اینجا نیز عمل خواهند كرد. همچنین شما می توانید با انتخاب گزینه های Copy و Paste از منو Edit محتوای یك فیلد را در فیلد دیگری كپی كنید این عمل درست مانند عمل كپی و الصاق در برنامه های واژه پرداز مانند Word می باشد و عملكرد آن بسیار ساده و آسان است. استفاده از میله ابزار حالت نمایشی Datasheet هنگام استفاده از حالت نمایشی Datasheet میله ابزار می تواند بسیار سودمند باشد. همانطور كه چندین بار نیز گفته ام اكسس در انجام فعالیتهای مختلف میله ابزار را تغییر می دهد. در شكل 111 در زیر شما می توانید با میله ابزار این پنجره آشنا شوید. حتما سعی كنید تمامی امكانات میله ابزار را به خاطر بسپارید كه در مواقعی به آنها احتیاج خواهید داشت.یكی از كاربردهای مفید میله ابزار دكمه view اولین دكمه موجود در این میله است كه با فشار دادن آن می توانید در بین حالتهای نمایشی Datasheet و Design حركت كنید. كنترل بر روی ركوردهای زیاد: فرض كنید بخواهید به جدولی كه قبلا چند صد ركورد وارد آن شده, ركوردهای جدید را اضافه كنید.ممكن است ركوردهای جدید شما را گیج كنند و یا تشخیص ركوردهای جدید دشوار باشد.قبل از ورود ركوردهای جدید می توانید تمامی ركوردهای پیشین را مخفی كنید.برای این كار كافی است از منو Records گزینه Data Entry را انتخاب كنید اكسس بجز ركوردهایی كه به تازگی وارد شده, باقی را از دید شما پنهان می كند. در این هنگام وقتی شما داده های جدید را وارد می كنید اكسس فقط ركوردهای جدیدی را كه وارد كرده اید نمایش می دهد.در واقع تمامی ركوردها در جدول وجود دارند ولی اكسس آنها را پنهان می كند. برای بازگشت به وضعیت نمایش تمامی ركوردها می توانید از منو Records گزینه Remove File/Sort را انتخاب كنید. در این صورت اكسس تمامی ركوردهای جدول را نشان می دهد. جدولهای پایگاه داده ممكن است بسیار بزرگ باشد مثلا ممكن است در انبار یك شركت صدها جنس وجود داشته باشد كه در پایگاه داده ثبت شده اند. برای حركت در جدولهای بزرگ بجای استفاده از كلیدهای صفحه كلید می توانید از منو Edit گزینه Goto را انتخاب كنیدتا لیستی باز شود كه به شما امكان رفتن به اولین ركورد, آخرین ركورد, ركورد قبلی یا بعدی در جدول را می دهد.همچنین اگر از لیست باز شده گزینه New را انتخاب كنید اكسس یك راست به ركورد جدیدی در انتهای جدول می رود. در واقع این لیست Goto درست مانند دكمه های حركت در زیر پنجره Datasheet است كه قبلا درباره آنها صحبت كردیم. در این دكمه شما می توانید با تایپ شماره ركورد مورد نظر یك راست به آن ركورد بروید. مثلا اگر در جدولی قصد رفتن به ركورد 1363 را دارید كافی است كلید F5 را فشار داده و عدد 1365 را وارد كنید تا اكسس به آن ركورد رجوع كند. حتما همگی با كاربرد دكمه Undo آشنا هستید در واقع این دكمه زمانی به كار می رود كه هنگام وارد كردن داده در یك فیلد متوجه شدید كه اشتباهی رخ داده است و قصد دارید داده های قبلی فیلد به آن بازگردند با زدن دكمه Undo(بازگرداندن) از میله ابزار یا فشار كلید Esc از صفحه كلید این عمل به راحتی انجام می شود. ورود داده های غیر متنی: در اكثر فیلدهای پایگاه داده شما نوع داده ذخیره شده در آن را قبلا در طراحی جدول تعیین كرده اید مثلا فیلدی را از نوع متن و دیگری را از نوع عدد تعیین كرده اید اگر در هنگام ورود داده مثلا در فیلدی از نوع عدد بخواهید متن وارد كنید اكسس پیغام خطایی به شما نشان می دهد و اجازه این كار به شما داده نخواهد شد. درست است كه تعداد فیلدهایی كه به غیر از نوع متن و عدد هستند بسیار كم است ولی به هرحال ما مجبور به استفاده از آنها هستیم بعضی از این انواع داده ها روشی خاصی را برای وارد كردن داده می طلبند كه به آنها می پرازیم: ورود داده در فیلدی از نوع Memo : همانطور كه در دروس پیش نیز ذكر شد داده از نوع Memo نسبت به داده از نوع متن می تواند مقدار كاراكتر بیشتری را در خود نگهداری كند یعنی چیزی حدود 64000 كاراكتر. اكسس برای كار با این متن بزرگتر ابزار خاصی را در نظر گرفته است. توجه: در حالت نمایشی Datasheet ابزارهای ورود داده برای فیلدهای از نوع Memo ضعیف است. فرمها و پنجره های محاوره(درون برنامه), قابلیتهای بهتری برای این كار فراهم می كنند. معمولا در هنگامی كه در یك فیلد از نوع Memo قصد ورود داده ای را داشته باشیم روی آن Zoom می كنیم برای این كار كافی از كلیدهای shift+F2 را فشار دهید. كاركرد این پنجره zoom به طرز خاصی تعجب آور است مثلا اگر شما بخواهید پس از پایان یك پاراگراف در فیلد Memo یك پاراگراف دیگر را شروع به تایپ كنیدباید به جای Enter كلیدهای ctrl+Enter را فشار دهید. تا اكسس نشانگر را به خط جدید ببرد. اگر برای ورود داده ها از فرم استفاده كنید فرم قادر خواهد بود تا تمامی فیلد Memo را در یك لحظه نمایش دهد و به شما امكان می دهد تا به راحتی و بسیار طبیعی تر در فیلد از نوع Memo گردش كنید.(البته بعدا در مورد فرمها به طور مفصل صحبت خواهیم كرد.) ورود داده در فیلدی از نوع Data/Time (تاریخ/زمان): در ورود داده در این نوع فیلد باید توجه كنید كه شما در هنگام ایجاد پایگاه داده برای ورود داده در این فیلد چه شكلی را انتخاب كرده اید پس باید بر اساس همان شكل انتخابی داده ها را وارد كنید. واضح است كه در این نوع فیلدها هم تاریخ و هم زمان را می توانید وارد كنید یا یكی را وارد كنید. برای درج تاریخ سیستمی خود در این نوع فیلد (یعنی تاریخ حال) كافی است دكمه های ;+Ctrl را فشار دهید تا تاریخ موجود در سیستم در فیلد وارد شود. ورود داده در فیلدی از نوع Yes/No (بلی/خیر): اگر داده ای از نوع Yes/No در جدول خود داشته باشید به جای آن یك جعبه انتخابی را خواهید دید كه اگر جعبه را انتخاب كنید در واقع Yes و اگر انتخاب نكنید در واقع No را برگزیده اید. برای انتخاب جعبه های انتخابی یا باید از ماوس استفاده كنید یا اینكه كلید SpaceBar را از صفحه كلید فشار دهید. ورود داده در فیلدی از نوع OLE: اگر بخواهید داده های نرم افزارهای دیگر را در اكسس ذخیره كنید (مانند عكس,صوت,فیلم و غیره) باید داده ای از نوع OLE ایجاد كرده باشید نحوه ایجاد این نوع داده در دروس پیش گفته شده است. برای وارد كردن این نوع داده نمی توانید از صفحه كلید استفاده كنید پس باید روش مخصوصی را طی كنید. برای قرار دادن شی از نوع OLE ابتدا باید مكان شی OLE را با استفاده از ماوس در جدول انتخاب كنید بعد از منو Insert گزینه Object را انتخاب كنید تا پنجره ای مانند شكل 112 در زیر باز شود. این پنجره راه ورود داده های دیگر در اكسس است. در این پنجره دو انتخاب وجود دارد یكی استفاده از نرم افزارهای گوناگون برای ایجاد فایل مورد نظر(Create New) و دیگری استفاده از فایلهایی كه قبلا ایجاد و روی هارد ذخیره شده اند(Create form file). اگر از حالت اول استفاده كنید یعنی قصد داشته باشید با استفاده از نرم افزاری دیگر اقدام به ایجاد فایل خود كنید با انتخاب گزینه Create Now از لیست كناری آن نرم افزار مورد نظر خود را انتخاب كنید و بر روی OK كلیك كنید تا نرم افزار باز شود و شی جدید ایجاد گردد.(مانند استفاده از نرم افزار Photoshop برای ذخیره یك فایل فوتوشاپ در پایگاه داده) ولی اگر حالت دوم را مورد استفاده قرار می دهیدهرچند كه پیشنهاد من استفاده از مورد قبل است باید گزینه Create form file را انتخاب كنید تا كادری در مقابل شما ایجاد شود. با كلیك روی دكمه Browse اقدام به انتخاب فایل موردنظر كنید. توجه كنید كه اكسس نمی تواند در حالت نمایشی Datasheet شی از نوع OLE را نمایش دهد و فقط به ذكر یك نام در مورد آن بسنده می كند مانند Bitmap Image ولی با استفاده از فرمها یا گزارشها می توان موضوع OLE را نمایش داد.
